Em um parque de impressão eficiente, por meio de softwares específicos, é possível identificar documentos na fila de impressão, equipamentos com falhas, o nível de suprimentos, quanto custa a manutenção de cada máquina, seu desempenho e de seus usuários.
Os sistemas de bilhetagem ainda permitem estipular cotas de impressão para eliminar o desperdício de insumos e garantir a segurança da informação corporativa.
Apesar de todas as vantagens da tecnologia, muitos gestores ainda se questionam até que pondo o investimento irrestrito às máquinas e equipamentos na empresa é justificável: máquinas, apesar de serem extremamente funcionais, flexíveis e eficientes, sofrem com a obsolescência, fato que pode comprometer a produtividade, os custos e a segurança dos dados compartilhados.
Neste post, questionamos essa necessidade de atualização e apresentamos o outsourcing de impressão, que garante as mesmas vantagens de um parque de impressão próprio de qualidade sem comprometer o fluxo de caixa da empresa. Confira!
Vale a pena deixar de atualizar o parque para obter uma redução de custos?
Esse é o pensamento de grande parte dos gestores, que tem como principal desafio arcar com os custos de aquisição e a manutenção dos equipamentos de impressão e de seus suprimentos.
Para sanar esse problema, cada gestor deve avaliar a necessidade de seu negócio para que o parque de impressão não fique subutilizado, tornando-se custoso e obsoleto ao passar do tempo.
Dessa forma, a empresa não faz investimentos desnecessários nem assume custos de manutenção sem o pleno funcionamento dos equipamentos.
Dependendo dessa necessidade, é possível propor soluções adequadas:
- um parque com multifuncionais de alta tecnologia e softwares embarcados para negócios de grande demanda de impressão;
- um parque mais prático, que pode ser facilmente mantido por mais tempo sem prejudicar a produtividade e o custo da empresa, por exemplo.
Quais as consequências da defasagem tecnológica do parque de impressão?
Pode parecer mais custoso investir em equipamentos e inovação no setor de TI em vez de utilizar indiscriminadamente o parque de impressão. É preciso saber que máquinas obsoletas também trazem prejuízos.
Aumento dos custos
Gastos com energia
Equipamentos antigos são ineficientes energeticamente e, por isso, podem ser grandes causadores de um consumo exagerado de energia elétrica na empresa. A virtualização da infraestrutura de TI é uma opção muito viável para reduzir esse consumo.
Manutenção corretiva
Falhas podem ocorrer a qualquer momento, mas uma manutenção preditiva é muito menos custosa e mais eficiente que a corretiva, pois permite a programação de atualizações e interferências nos sistemas para que possíveis causadores de falhas sejam eliminados antes de se tornarem permanentes e onerosos.
Desmotivação dos usuários
Não adianta reter talentos e profissionais qualificados na empresa se o desempenho no trabalho for constantemente ameaçado pela falta de ferramentas atualizadas e falhas operacionais ocasionadas por essa obsolescência.
São as falhas das máquinas, softwares que não funcionam e a perda de dados os piores causadores de retrabalho, fator desmotivante em qualquer ambiente organizacional.
Perda de competitividade
A perda de competitividade é uma consequência inevitável e muito dura para as empresas que não atualizam o parque de impressão. Além de deixar de se beneficiar com a eficácia da integração de processos, a organização fica atrasada em relação às novas possibilidades de automação, propiciadas, por exemplo, pela Internet das Coisas (IoT).
Déficit de produtividade
As falhas e o retrabalho são os primeiros motivos para a perda de produtividade: equipamentos não devem ficar sujeitos ao tempo de parada, pois os índices de ociosidade também trazem prejuízos incontáveis para a organização.
No período de inatividade, vendedores deixam de negociar, entregas atrasam, entre outros problemas. Como consequência, a empresa perde tempo e dinheiro.
Falhas na segurança
As ameaças cibernéticas têm se tornado grande motivo para atualização da infraestrutura de TI. Equipamentos desatualizados e obsoletos são portas fáceis de entrada de intrusões que aumentam a vulnerabilidade das soluções.
Essas falhas de segurança comprometem o que a empresa tem de mais valoroso: seus dados, chamados de \”ouro da era digital\”.
O outsourcing de impressão é uma opção que minimiza o desafio de manter o parque atualizado?
O outsourcing de impressão é recomendado para qualquer tipo e tamanho de empresa, que, por meio da terceirização, pode eliminar preocupações relacionadas ao setor, como a manutenção do parque de impressão, suporte técnico ou provisão para aquisição de insumos.
Com essa terceirização, é possível garantir um ganho considerável de produtividade, redução de custos e controle.
Produtividade
Com soluções terceirizadas, a empresa não perde o controle dos processos e ainda atende sua demanda sem precisar se preocupar com manutenções, aquisição de suprimentos, pagamento de financiamentos e outros contratempos no parque de impressões.
Dessa forma, os gestores podem se dedicar ao core business da empresa, e ainda economizam tempo, já que o suporte é ágil e minimiza paradas nos equipamento, além do dinheiro, com a redução do nível de investimentos em TI.
Redução de custos
A redução de custos acontece porque a empresa não precisa investir na aquisição de máquinas, se preocupar no armazenamento de papéis e suprimentos para as impressoras, nem mesmo com a necessidade de manutenção ou de atualização do parque de impressões.
Com o outsourcing de impressão, sempre que algum equipamento deixa de funcionar, pode ser trocado imediatamente, sem custos adicionais. Além disso, reduz o consumo indiscriminado de insumos pelos colaboradores, que podem ter cotas controladas por sistemas de gestão.
Controle
Esse controle favorece também a segurança no trato das informações, reduz o uso inadequado dos equipamentos e aumenta as adequações quanto aos requisitos de sustentabilidade, já que inibe impressões desnecessárias, o desperdício de papéis, cartuchos, toners e energia elétrica.
O outsourcing de impressão é um serviço prestado por empresas especializadas, com conhecimento de mercado e know-how suficiente para apresentarem soluções ideais para cada negócio.
Seu acompanhamento é realizado por meio de softwares que realizam coletas automatizadas dos contadores das impressoras, alertas de chamado técnico e níveis de suprimento.
Além disso, podem ser disponibilizados canais de atendimento para abertura de chamados, que, por meio de acesso remoto, são solucionados pela equipe de suporte com precisão, o que aumenta a eficácia do outsourcing de impressão, devido a sua alta agilidade de resposta.
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