Com agendas cada vez mais atribuladas, fica difícil se lembrar de todos os detalhes do cotidiano de um negócio, não é? Por isso, em muitos casos a tarefa de trocar o toner da impressora acaba ficando de lado. Esse processo, porém, precisa de uma logística — caso contrário, você correrá o risco de ficar na mão.
Pode até parecer uma questão irrelevante, mas imagine que, depois de meses de tentativas, finalmente o seu vendedor consegue fechar um grande contrato. Na hora de assinar o documento, no entanto, a impressora deixa de imprimir porque acabou o toner.
Pense no risco de adiar a conclusão dessa venda! Tudo por causa de uma impressora que parou porque o toner acabou. Um transtorno desnecessário, certo?
Então, quer lidar melhor com os serviços de impressão na sua empresa? Neste post, daremos dicas muito úteis sobre o momento ideal para trocar o toner da impressora! Continue lendo:
Fique atento às mensagens dos equipamentos
Se você está preocupado com o aumento de custos, saiba que a falta de cuidados na hora de imprimir pode elevar as suas despesas. Existe até o risco de a impressora quebrar por causa de uso inadequado, o que inclui não providenciar a substituição do toner nos períodos recomendados pelos fabricantes.
Para os toners de modelo independente — isto é, que não são conjugados com outros cartuchos —, é preciso ficar atento em quando acabar o pó e quando o equipamento indicar a necessidade de reposição.
Quanto aos que trabalham com cartuchos conjugados, a situação é um pouquinho mais complexa. Eles devem ser trocados em três situações:
- quando acabar o pó (da mesma forma que nos toners independentes);
- quando o chip alcançar o cálculo limite;
- quando o cilindro manchar as folhas impressas (falaremos mais sobre isso no próximo tópico).
Vale ressaltar que pode acontecer da impressora apontar a escassez do pó de toner mesmo quando ele ainda não tiver acabado completamente. Isso porque elas contam com um chip que prevê o volume de pó extraído das embalagens.
Esse sensor estima a quantidade de gotas empregadas pelas cabeças de impressão. A conta, então, é salva no chip, e quando ela atinge determinado nível, o equipamento informa que o toner foi esvaziado.
No entanto, muitas impressoras são configuradas para emitir esse alerta antes de o produto se esgotar definitivamente. Trata-se de um recurso tecnológico de precaução, a fim de evitar situações como as que descrevemos no início do post.
O que requer atenção é o fato de esses chips não serem capazes de ler o que efetivamente foi consumido. Grosso modo, eles fazem uma suposição a partir de uma média.
Por isso, geralmente, quando a impressora alertar que o volume chegou ao final — e isso ainda não tiver acontecido — é porque os pigmentos em pó utilizados no toner ou a tinta dos cartuchos estão pertos de zerar.
A maior parte dos equipamentos demonstra que o volume do toner está baixo por meio de luzes externas. Então, leia o manual do seu aparelho para saber como ele funciona exatamente. Há ainda modelos que se articulam a aplicativos que avisam, na tela do computador, quando o toner estiver em um nível preocupante.
Observe as falhas de impressão
Falhas e as manchas no papel são bastante comuns, indicando que o momento de trocar o toner da impressora está muito próximo. Assim, no geral, o toner deve ser trocado quando o cilindro começar a manchar a impressão.
Quando a folha sai com aquelas indesejáveis listras, por exemplo, é porque as cabeças de impressão não são completamente cobertas por causa do nível baixo de pó no toner. Esse fenômeno provoca listras nos documentos e imagens, prejudicando a legibilidade.
Outro sinal de toner quase no fim é o esmaecimento das cores, isto é, quando elas estão sem brilho e com a tonalidade desbotada. Desse modo, o preto pode virar um cinza e os verdes tendem a ficar próximos às variações do azul.
Essas distorções afetam a qualidade das imagens: fotos, o logotipo da empresa ou gráficos de relatórios correm o risco de ficar fora do padrão.
Respeite os prazos de validade
Preste atenção nas validades dos toners indicadas pelo fabricante. Como eles são compostos por elementos químicos que podem causar reações indesejáveis, sua substituição tem um prazo máximo para ocorrer, mesmo que ainda haja conteúdo.
Com o toner no fim, quando a impressora aciona a ordem para que a cor seja expelida, os circuitos do toner esquentam demasiadamente porque não encontram nenhum volume de pó. Isso pode estragar as peças.
Também é preciso lembrar que a maneira como você usa a sua impressora influencia no ciclo de vida dos toners. Empresas que utilizam mais textos do que imagens, por exemplo, levarão mais tempo até que seus estoques fiquem baixos.
Diante disso, existe a opção de alugar as impressoras. Nesses contratos, usualmente, a reposição de suprimentos fica a cargo dos fornecedores.
Treine sua equipe para gerenciar os toners
A melhor maneira de se evitar problemas para trocar o toner da impressora é ter um funcionário treinado, que seja responsável por gerenciar o seu uso. Desse modo, o profissional providencia as compras de maneira antecipada, assegurando que sempre haverá material disponível.
Ter uma pessoa fazendo esse controle também vai garantir o monitoramento adequado dos insumos. Para isso, no entanto, é preciso que ele tenha alguma noção das práticas de prevenção.
O excesso de umidade, por exemplo, influencia no desempenho dos equipamentos. As impressões saem fracas porque o papel absorve a água do ar, o que altera as tonalidades das cores. E isso causa um efeito ondular e desigual nas reproduções.
Por isso, tenha cuidado com o armazenamento do papel. Depois de abrir o pacote de folhas, lacre essa embalagem com uma fita adesiva para manter o restante do material isolado do ambiente.
Pondere sobre a terceirização das impressões
Quem tem necessidades imediatas para resolver os problemas deve avaliar a opção de aderir ao outsourcing de gerenciamento de impressão.
Pode demandar certo tempo e energia preparar um colaborador para esse serviço, mais ainda fazer você mesmo o que é preciso. Agora, com a terceirização de impressoras, a contratante tem os insumos substituídos pela provedora, sempre. Por e-mail ou telefone, você aciona uma equipe que está sempre disponível para fazer as trocas e os reparos.
Abaixo, segue um apanhado sobre os benefícios de recorrer a essas parcerias. Confira:
- impressoras e toners sempre disponíveis;
- mão de obra mais qualificada para os consertos;
- suporte técnico constante;
- qualidade garantida;
- redução dos custos com impressão;
- atualização tecnológica das impressoras;
- controle de impressões por departamento, funcionário ou intervalo.
Enfim, seguindo as dicas deste texto, você pôde entender melhor qual é o momento mais apropriado para trocar o toner da impressora. Assim, é possível reduzir possíveis inconvenientes que podem afetar processos estratégicos, como a emissão de boletos e notas fiscais. Sem contar que ficará bem mais simples chegar àquela tão almejada queda nos gastos com papel e impressão!
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