O custo de impressão representa um gasto considerável para as empresas e em tempos de crise é preciso economizar em todos os âmbitos. Segundo a IDC Brasil, o gasto com impressões pode representar cerca de 1 a 3% do faturamento líquido anual de uma organização.
Por isso é preciso controlar os custos de impressão de forma efetiva, até mesmo para avaliar o que pode se tornar um gasto desnecessário, ou ainda, para otimizar o fluxo de caixa da empresa. Neste post vamos ensinar a calculá-lo e evidenciaremos como é possível reduzi-lo. Confira!
Como calcular o custo de impressão
A forma mais prática de calcular o custo de impressão é somando todas as despesas mensais com o processo e dividi-las pelo volume de folhas impressas, certo? Errado! Para você não cometer esse equívoco novamente, vamos explicar o passo a passo dessa conta.
Organize as informações das peças
Faça o levantamento das peças que são utilizadas no parque de impressão, mensalmente ou esporadicamente. Além disso, é preciso especificar o preço de cada um:
- cilindro preto e colorido;
- revelador preto e colorido;
- fusão;
- belt.
O rendimento desses itens pode ser informado pelo fabricante ou no catálogo da impressora.
Verifique a área de cobertura para determinar o consumo de toner
O cálculo de consumo do toner preto e do toner colorido é um pouco diferente. Apesar do fabricante indicar sempre a quantidade de páginas que podem ser impressas com esses suprimentos, seu rendimento deve ser calculado com base na área de cobertura.
O cálculo feito pelo fabricante é com a área de cobertura em 5%, mas nas configurações de impressão esse valor pode ser alterado. Por isso, confira sempre a porcentagem da área de cobertura, ou seja, a quantidade de tinta que cobre o papel impresso.
Se isso não for considerado no cálculo, o valor final ou o custo de impressão apurado ficará incorreto, já que não condiz com a realidade da empresa. Após descobrir o rendimento real dos toners, basta aplicarmos o seguinte cálculo:
- (percentual de cobertura proposto pelo fabricante / percentual de cobertura utilizado) x rendimento do toner com a cobertura proposta pelo fabricante.
Segue um exemplo:
A área de cobertura trabalhada por uma empresa é de 60%.
Para recalcular o rendimento do toner com 60%, dividimos o percentual pela quantidade de toners da impressora, ou seja: 60/3 = 20.
Ao aplicar o resultado à fórmula anterior, teremos [5 (valor proposto pelo fabricante) /20] x 10000 (rendimento garantido pelo fabricante no percentual de 5%).
O resultado é: 2500.
Logo, se a impressora era capaz de imprimir 10000 páginas com 5% de cobertura, com 60% de cobertura ela suporta apenas 2500 páginas.
Divida o custo do recurso pelo rendimento apurado
De posse desses valores basta aplicar o resultado à fórmula: custo de aquisição do suprimento / rendimento apurado. Ou seja, se um toner preto é R$500,00, o custo será: 500 / 2500 = 0,2. Isso deve ser feito individualmente, com cada suprimento levantado.
Calcule os custos com peças consumíveis
As peças consumíveis apontadas anteriormente também devem entrar no cálculo, principalmente se precisam ser trocadas regularmente, assim como os toners.
Assim, os cilindros, reveladores, fusão e belt precisam ter seu preço de custo dividido pelo seu rendimento, dado apontado pelo fabricante. Nesse exemplo consideramos apenas os principais consumíveis, o que não impede de adicionar os que compõe seu equipamento.
Se a impressora funcionar com mais de um do mesmo componente, esse valor deve ser multiplicado por essa quantidade.
Calcule o custo com papel
Esse custo também é uma variável que precisa ser considerada, sendo o cálculo um pouco mais simples: basta dividir o custo total do papel pela quantidade de impressões realizadas naquele período.
Se uma resma de papel custa R$20,00 e contém 100 folhas, o custo por folha é de R$0,20. Mas é preciso computar as folhas que foram desperdiçadas, amassadas, ficaram agarradas no aparelho, entre outros.
Apure os resultados das operações
Cada operação realizada apresentou um resultado. No final, basta somar as variáveis apuradas para determinar o custo de impressão por página da impressora. Também é preciso adicionar custos com manutenções e o valor para aquisição do equipamento, durante o tempo de pagamento das parcelas.
Como esse cálculo impacta o fluxo de caixa da empresa
O custo unitário por impressão pode parecer insignificante, mas quando multiplicado pela quantidade impressionante de impressões realizadas diariamente numa empresa, pode desestabilizar um fluxo de caixa e por isso deve ser controlado.
Além disso, é um custo que pode ser rateado e inserido no preço de venda de um produto ou serviço da empresa, para não onerar as despesas operacionais. Apesar disso, com a tecnologia e a possibilidade de digitalização de alguns processos é um valor que pode ser reduzidos com medidas simples, como aprontamos a seguir.
Como reduzir o custo de impressão
Imprima somente o necessário
Para economizar é preciso conscientizar os colaboradores da empresa sobre esse custo unitário e o quanto uma redução poderia impactar financeiramente no negócio. Imprima somente o necessário e opte por digitalizar comprovantes e outros documentos que não precisam ser disponibilizados fisicamente.
Reduza as margens de impressão
Quanto menor a margem utilizada mais é possível economizar. No Microsoft Word essa configuração é feita no botão “Layout da Página” — “Margens”. Observe se a margem reduzida abrange todo o conteúdo a ser impresso.
Imprima frente e verso
Essa opção diminui em até 50% o consumo de papel e pode ser configurada na opção “Imprimir” do Microsoft Word. Verifique se a impressora é compatível com esse tipo de ação.
Utilize fontes econômicas
Essa diferenciação das fontes e o tamanho configurado para elas também faz diferença para reduzir a quantidade de papel e tinta necessários.
Reduza o espaçamento do texto
De acordo com as normas ABNT, o espaçamento padrão é de 1,5 cm em trabalhos universitários. Porém, para outros trabalhos é possível utilizar um espaçamento menor. Assim economiza-se papel com caracteres menores.
Utilize papel reciclado
O papel reciclado, além de ser ambientalmente correto, ainda ajuda a reduzir os custos de impressão já que é muito mais barato que o tradicional.
Apurar os custos de impressão também ajuda a empresa a considerar a possibilidade de terceirizar esse serviço. No final das contas, além de ser mais vantajoso economicamente, com o outsourcing de impressão a qualidade e agilidade são maiores e o gestor pode se dedicar ao core business da empresa, ou seja, ao que realmente importa para o negócio, em vez de se preocupar com a gestão de impressão.
Agora que você já sabe como calcular o custo de impressão, considere o que é melhor para sua empresa — se é alugar ou comprar equipamentos — com o post que selecionamos para você!
