Mesmo com a internet, a reprodução em papel de arquivos digitais ainda está em quase todos os departamentos de uma empresa: cobrança, recursos humanos, transporte, vendas, marketing etc. Nesse cenário, um gestor de TI (Tecnologia da Informação) deve garantir a qualidade de impressão.
Do contrário, haverá reclamações por toda parte, o que vai tomar muito tempo do time de informática. Vários procedimentos devem ser tomados para conseguir realmente impressões e cópias em bom estado.
Afinal, diversos fatores interferem nesse processo: papel, a própria impressora, os toners, as configurações, a qualidade da foto ou da arte digital, entre outros itens. Que tal acabar com as cópias problemáticas ou defeituosas na sua organização?
Quer saber mais? Então, veja neste post 5 agentes capazes de comprometer ou melhorar a qualidade de impressão! Fique de olho neles!
1. Papel
É preciso usar o tipo correto de papel para cada estilo de arquivo a ser impresso. Texturas ásperas não são indicadas para materiais com muitos detalhes ou variedade de cores.
- O papel couché, por exemplo, é considerado de excelente qualidade de impressão e é recomendado para folders e panfletos, isto é, para as artes em geral.
- Já o offset apresenta ótimos efeitos para documentos escritos porque absorve melhor a tinta, além de ser mais barato. Ele consegue alto desempenho para relatórios, boletos, guias, notas fiscais etc.
Desse modo, faça uma pesquisa para saber quais são os tipos de materiais mais reproduzidos em sua companhia. Use esse relatório na hora de comprar os pacotes de folhas. Assim, você evitará muitas perdas com cópias malfeitas.
2. Cor
Pouca gente se lembra, mas a cor do papel é outro item muito importante para a qualidade de impressão. Os reciclados, por exemplo, que estão muito na moda, geralmente têm um fundo amarelado. Isso pode causar diferença entre as cores vistas no monitor e as que estão na versão impressa.
Mais uma vez a dica é garantir o uso do modelo mais adequado para cada objetivo.
3. Qualidade e formato do arquivo digital
Nos arquivos com imagens, como fotos ou artes digitais, é preciso pensar na chamada resolução, que nesse caso tem que ser alta. O documento eletrônico requer, pelo menos, 300 DPIs (Dots per Inch ou Pontos por Polegada). Esse índice informa quantos pontos de cor há em cada polegada de um documento.
Quanto maior for o número de pontos, maior será a qualidade de impressão.
Se não houver uma boa resolução, as figuras saem pixeladas, isto é, aparecem aqueles quadradinhos sem muita definição. O formato também é outro tópico crucial. Por essa razão, salve as imagens em formato TIFF ou JPEG. Neste último caso, por causa da taxa alta de compressão, também pode haver alguma perda na qualidade.
4. Impressoras
Também é fundamental a preocupação com a impressora. Lembre-se de que uma impressora a jato de tinta não é a mais recomendada para quantidades elevadas de material reproduzido. Por esse motivo, um uso inadequado da máquina é mais um item que pode comprometer a qualidade de impressão.
Existem várias marcas e modelos, mas dois tipos principais: a jato de tinta e a laser.
- A impressora a jato de tinta despeja gotículas sobre a superfície do papel, dando forma a imagens e textos. Nessa categoria de equipamento, são adotados cartuchos, que costumam ser mais baratos do que os toners de uma impressora a laser.
As impressoras a jato de tinta vão muito bem em departamentos que imprimem em menor quantidade, uma vez que a velocidade de impressão é baixa.
- Já as impressoras a laser são mais adequadas para trabalhos em grandes volumes porque são extremamente ágeis. Nelas, são usados pigmentos em pó armazenados em recipientes conhecidos como toners, mais caros do que os cartuchos, como já dissemos.
Outro fator que você deve pensar é no preço dos equipamentos em si. As impressoras a laser têm um maior valor de aquisição. Desse modo, avalie comprar esse modelo apenas para os departamentos que realmente precisem de uma quantidade expressiva de material impresso.
Assim, você garante arquivos de alto nível, mas sem sobrecarregar a empresa com os custos.
5. Boas práticas
Além dos itens já mencionados, algumas condutas do usuário também interferem de maneira profunda em um bom ou mau efeito do conteúdo reproduzido em papel. Apesar das inúmeras novas tecnologias de impressão, se elas não forem utilizadas corretamente, falhas e páginas defeituosas vão aparecer.
Por isso, preparamos algumas dicas para servir de roteiro. Confira!
5.1 Siga o manual do fabricante de impressoras
Cada equipamento tem as suas peculiaridades, e isso deve ser respeitado. Leia o manual de instrução da impressora para garantir um uso correto. A baixa quantidade de tinta em um cartucho, ou de pó em um toner, provoca distorções nas imagens e nos textos, por exemplo.
Em máquinas a laser, é comum que haja luzes externas para avisar quando o toner da impressora estiver acabando. Alguns equipamentos podem mostrar o nível baixo de pó ou tinta por meio de softwares. Desse modo, os alertas de que o insumo está em seu final aparecem na própria tela do computador.
Aproveite as informações do manual para otimizar seu sistema de cópias. É algo que faz toda a diferença.
5.2 Lembre-se de reconfigurar os equipamentos
Em geral, os equipamentos de impressão já vêm pré-configurados de fábrica, sendo que nem sempre essa formatação é a mais pertinente para o trabalho de uma empresa. Por esse motivo, antes de pôr uma máquina em uso, deixe-a ajustada para o tipo de serviço que será realizado. Esse é mais um motivo para consultar os manuais.
5.3 Providencie a limpeza das cabeças de impressão
No caso das impressoras a jato, é preciso ficar atento às cabeças de impressão, que lançam a tinta sobre o papel. Se elas ficarem obstruídas, poderão causar defeitos na folha. Isso costuma acontecer quando o cartucho está quase vazio ou quando o equipamento fica muito tempo em desuso.
Além disso, a sujeira acumulada na cabeça de impressão é um fator de risco para manchas. Cada máquina tem uma maneira diferente para se fazer essa limpeza. Adivinhe só onde você descobre como agir? Sim, no manual do fabricante!
5.4 Considere a possibilidade de um outsourcing de impressão
Uma forma alternativa de garantir materiais impressos de qualidade é optar pelos sistemas de outsourcing de impressão. Por meio desses contratos, a empresa consegue pacotes com atendimento técnico especializado, substituição de insumos, reposição de equipamentos periodicamente por modelos mais modernos e softwares para a gestão e o controle das cópias.
Veja como a terceirização ajuda a aumentar a qualidade de impressão na sua empresa!
5.4.1 Cartuchos originais
Os melhores fornecedores desse ramo só trabalham com cartuchos originais, o que afeta a qualidade de impressão diretamente. Afinal, o material costuma ser superior, além de ter sido desenvolvido para atender especificamente a determinado tipo de máquina.
5.4.2 Modernização do parque de impressão
Nos contratos de outsourcing, é feita uma substituição periódica dos equipamentos disponíveis, que são trocados por modelos mais novos antes de ficarem obsoletos.
Com isso, a empresa garante máquinas novas, com um desempenho melhor, o que reduz significativamente os problemas com o conteúdo reproduzido.
5.4.3 Manutenção
Além da reposição para evitar a defasagem, no outsourcing, as contratadas providenciam novas máquinas quando há quebras ou defeitos. Afora isso, também são postas em prática estratégias de conservação, com ações corretivas e preventivas.
5.4.4 Reposição de insumos
Com essas parcerias, os fornecedores providenciam a renovação do estoque de toners ou cartuchos. Quando eles estão no fim, as falhas na impressão se tornam quase inevitáveis. Desse modo, ao terceirizar os serviços, a empresa não precisa se preocupar com a gestão de estoque dos suprimentos.
Como você pôde perceber, a qualidade de impressão requer muitos cuidados, mas não é impossível de ser alcançada. Ao tomar as providências necessárias, as cobranças e as queixas por causa de problemas na reprodução de arquivos reduzirão consideravelmente.
Se você contar com um sistema de outsourcing de impressão, esse trabalho será facilitado. Quer saber mais sobre o tema? Então, leia nosso artigo sobre as novas tecnologias de impressão!
