Você já deve ter reparado no desperdício de papel e outros materiais usados na impressão, não é mesmo? A verdade é que, todos os dias, uma quantidade enorme de papel é jogada fora, o que só aumenta as despesas com impressão.
Em diversas empresas, o cenário é o mesmo: os colaboradores testam, imprimem, não gostam, jogam fora e imprimem novamente. Fazem cópias desnecessárias de materiais que enchem as estações de trabalho. Ou ainda pior, utilizam a impressora da empresa para materiais pessoais.
No dia a dia, isso pode até parecer pouco, mas no fim do ano, o montante poderia representar uma boa economia. Contudo, na maioria das empresas, é um dinheiro perdido e que nem chega a ser considerado — e, por isso, é tão urgente investir em processos e tecnologias que visem a redução de gastos.
Não sabe como diminuir essas despesas de impressão? No post de hoje, apresentamos as principais vantagens de algumas medidas simples que podem ser adotadas na sua empresa. Continue a leitura para saber mais!
É possível controlar as despesas de impressão?
Sim! E pensando nisso, preparamos algumas dicas. É bom ressaltar que todas as recomendações dadas a seguir não se excluem e podem ser adotadas de forma simultânea na empresa.
Outro detalhe importante é que elas independem do tamanho da organização e se os equipamentos são próprios ou alugados. Com isso dito, confira abaixo algumas medidas básicas e que podem ser colocadas em prática já!
Definir cotas de impressão por departamento e colaborador
Uma primeira medida a ser adotada é estabelecer um limite de impressões semanal ou mensal para cada departamento. As cotas ajudam a garantir que a quantidade corresponda à necessidade real de cada setor.
Para isso, peça ao responsável para fazer um levantamento da demanda do departamento e um relatório com as principais justificativas de uso, como: impressão de relatório de vendas, de provas de materiais gráficos etc. Depois, separe uma cota para cada setor, de acordo com a quantidade de colaboradores.
Esse levantamento é importante para conhecer o que é realmente necessário em cada área. Afinal de contas, seria errado definir o mesmo valor para todos os departamentos, uma vez que cada um tem sua necessidade. Outro grande erro é considerar como parâmetro o que já é impresso, uma vez que essa quantidade pode representar um desperdício.
Dividir os custos por centro de custo
Um problema recorrente no controle das despesas de impressão é que apenas um centro de custo assume o pagamento desses custos — se todos gastam, o certo é que todos também paguem. Assim, a partir do levantamento, os custos poderão ser divididos proporcionalmente, conforme a demanda de cada setor.
Fazer bilhetagem de impressão
Depois de implantar as cotas, como saber se elas estão sendo respeitadas? Dá para fazer a bilhetagem, um processo de monitoramento de todas as impressões da empresa por meio de um software. Com ele, os gestores ficam sabendo o que, quando e por quem cada documento foi impresso.
Com a bilhetagem de impressão fica mais fácil limitar as impressões por usuário e departamento, reduzindo custos com papel e suprimentos para impressoras.
Utilizar servidores de impressão
Todo o processo pode ser realizado em um mesmo servidor, um hardware com um software de bilhetagem instalado. Esse equipamento realiza o gerenciamento de impressão, com o qual se pode controlar melhor o acesso e definir uma ordem de prioridade.
Por meio do servidor, é possível monitorar toda a atividade de impressão dos computadores da empresa, seja em rede ou por impressoras locais. Além disso, relatórios completos, que oferecem um panorama de toda a utilização dos equipamentos, podem ser emitidos.
Quais as vantagens de fazer esse controle?
A vantagem mais importante é, de fato, a redução de despesas de impressão. Em pouco tempo, já se pode conferir a diferença na quantidade de insumos de impressoras e papéis. Esses recursos podem ser melhor aproveitados ou revertidos em lucro para a empresa.
Mas outra grande vantagem está no lado educativo. Ao ter consciência de que está sendo monitorado, o colaborador acaba sendo mais responsável, fazendo apenas as impressões necessárias e não utilizando para usos pessoais.
Além disso, é bem mais sustentável economizar com impressões. Basta pensar nas enormes pilhas de papéis em cima das mesas e nos arquivos que acabam sendo descartados no ambiente.
Desse modo, podemos resumir os benefícios do controle de impressões em:
- redução de custos;
- monitoramento dos ativos da empresa;
- promoção do uso sustentável;
- imposição de limites para os usuários;
- eliminação do desperdício.
Por que adotar ferramentas de gerenciamento de impressão?
Todos os benefícios destacados acima só são realmente aplicáveis com a utilização de soluções completas de gerenciamento de impressão, que inclui a bilhetagem e os servidores dedicados. Afinal, não adianta tentar implantar uma cota por setor sem monitorar se essas quantidades estão sendo respeitadas.
As ferramentas de gerenciamento de impressão possibilitam uma gestão centralizada, uma vez que todas as atividades relacionadas são feitas em um único local. Isso contribui para a otimização do controle, com uma gestão de permissões adequada e a realização de auditorias constantes. Tudo isso de maneira simplificada, uma vez que o administrador pode acessar tudo remotamente.
Essas soluções favorecem, ainda, uma maior organização, já que as impressões podem ser colocadas em filas de prioridade, e também contribui para o aumento da produtividade dos colaboradores e a otimização de processos internos.
Outra vantagem é que o gerenciamento de impressão é personalizável para atender as necessidades de cada empresa, inclusive de tamanhos variados. Além disso, diferentes funcionalidades podem ser combinadas, permitindo um melhor aproveitamento de recursos e da própria solução.
O controle de despesas de impressão pode, ainda, ser otimizado se a solução for integrada ao outsourcing das máquinas. Há empresas que oferecem soluções completas, com manutenções e atualizações frequentes, que garantem a redução de custos e a melhoria no serviço de impressão como um todo. Para tanto, é fundamental contar com o trabalho de fornecedores de confiança.
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