Em maior ou menor escala, toda empresa precisa de impressões para o seu funcionamento. E manter um parque de impressões funcionando exige muito mais do que trocar os cartuchos e abastecer o papel. Entre realizar por conta própria a compra e manter um estoque de insumos, fazer a manutenção e reparos nas máquinas e se certificar de manter os equipamentos atualizados, muito tempo e produtividade são perdidos. Por isso, mais e mais empresas procuram um fornecedor de outsourcing de impressão.
Esse serviço é mais do que a simples locação das máquinas. Além de disponibilizar os equipamentos, o outsourcing também engloba suprimentos, assistência técnica, software de gestão e mão de obra. Se você ainda tem dúvidas se essa é a melhor opção para a sua empresa, preparamos este post para você. Confira!
Qual importância de terceirizar a impressão?
Mesmo sendo um serviço muitas vezes essencial, a manutenção das impressoras raramente é a atividade-fim da empresa. Assim, é raro encontrar companhias com um funcionário especializado nessa função, pois o retorno de investimento não é suficiente para manter esse cargo.
Assim, quando há algum problema com a impressora, como a necessidade de se trocar o cartucho de toner ou cilindro de impressora ou algum problema mais sério, normalmente quem tem que lidar com isso é o departamento de TI.
Enquanto o responsável, que não é especializado, tenta encontrar o que há de errado, bem como os fornecedores de materiais e a assistência técnica para resolver o problema, tanto a impressora quanto o departamento de TI ficam parados, gerando custos extras e reduzindo a produtividade.
Sem contar que, em longo prazo, há a necessidade de gastos constantes para contrabalancear a depreciação do equipamento, um processo natural. Além disso, ele eventualmente ficará defasado, mesmo estando em perfeito estado de uso.
Ao se contratar um fornecedor de outsourcing de impressão, todos esses problemas são resolvidos de uma vez, pois eles passam a fazer parte do pacote de serviços fornecidos por ele.
Quais serviços procurar em um fornecedor de outsourcing de impressão?
O serviço principal oferecido, do qual todos os outros são auxiliares, é a locação das impressoras e multifuncionais. Mas, para que possa ser definido como outsourcing, além das máquinas, também é preciso oferecer os suprimentos e assistência técnica.
Além desses serviços básicos, é importante buscar diferencias, como softwares de gestão, que podem implementar cotas de impressão, e mão de obra especializada. Quando se verificam os custos, um pacote completo vai reduzir os gastos gerais e melhorar a produtividade.
Quais as vantagens de contratá-lo?
A primeira vantagem já foi citada acima: é não ter que desembolsar capital para investir em equipamento de impressão. Esse capital pode ser mais bem empregado na atividade-fim do seu negócio. Somando-se a isso, não há a necessidade de se preocupar em atualizar o equipamento devido à defasagem tecnológica.
Com a conversão digital e a Internet das Coisas, as impressoras e multifuncionais estão ganhando cada vem mais funções. Assim, é possível que em um ou dois anos o equipamento comprado hoje já esteja defasado e, no pior dos cenários, se torne incompatível com os outros equipamentos e periféricos da empresa. Ao contar com um fornecedor de outsourcing de impressão, esse tipo de preocupação não fará mais parte do cotidiano do seu negócio.
A segunda vantagem é que o fornecedor vai oferecer um serviço dimensionado especificamente para empresa. Assim, evitam-se situações como ter que investir em mais equipamentos porque o que foi comprado não suporta a saída ou fazer um investimento além das necessidades reais do negócio.
Uma terceira vantagem é o gerenciamento profissional das máquinas. Ao se montar o layout de impressão sem ajuda profissional, seja fazendo uma ilha de impressão, seja descentralizando, é possível que ele fique deficitário, não utilizando o potencial máximo de cada impressora.
Além disso, sem uma organização especial, se houver qualquer defeito, o colaborador deve ir atrás da nota fiscal daquele equipamento específico, verificar se está na garantia, procurar orçamentos e assistência técnica… Ou seja, sai do seu foco principal de trabalho e perde em produtividade.
Por fim, há a questão da logística de suprimentos. Além disso, para que não se perca a garantia do equipamento, os produtos devem ser originais. Caso não haja um fornecedor de outsourcing de impressão com equipe de manutenção própria, todas essas decisões caem nas mãos de uma pessoa que não é especialista e tem outras funções dentro da empresa.
Como escolher um fornecedor de qualidade?
A primeira coisa a verificar quando se está procurando implementar o outsourcing de impressão é o quão apta a equipe de atendimento está para explicar as possibilidades de planos existentes. Quando se contrata um serviço, é importantíssimo saber o que exatamente está sendo contratado — e a função da equipe de atendimento é justamente essa.
A segunda é a estrutura de suporte e a logística da empresa que vai ser contratada. O fornecedor deve estar apto a oferecer o nível de serviço e equipamentos que seu negócio necessita, com assistência técnica e mão de obra especializada para resolver qualquer problema que possa vir a aparecer.
Por fim, e o mais importante, é a prova social. Ter um nome forte no mercado é um indicador de qualidade. Mais que isso: é essencial procurar outros clientes da empresa para saber se o produto, trabalho e nível de serviço prestado são mesmo o que está sendo anunciado. Trabalhar com produtos originais, sejam insumos, sejam softwares, também conta como indicador de uma empresa idônea e deve ser verificado.
Contratar um fornecedor de outsourcing de impressão vai trazer inúmeros benefícios para seu negócio. Além de não ser necessário fazer um investimento em equipamentos que podem ficar defasados rapidamente, o pacote é dimensionado para melhor atender às necessidades da sua empresa e evita desvios de função em caso de problemas na máquina. No final, seu negócio tem apenas a lucrar!
Agora que você entendeu a importância do outsourcing de impressão, entre em contato conosco. A Suprivix tem 15 anos no mercado, faz a locação das máquinas e gerencia todo o processo de impressão de pequenas médias e grandes empresas!
