Reduzir custos e aumentar a produtividade é o mínimo que se deve esperar do outsourcing de qualquer serviço, não é mesmo? Afinal de contas, o corte de gastos e o uso racional desses serviços são os melhores argumentos para convencer qualquer CEO sobre a necessidade de terceirização. O outsourcing de impressão simplifica os processos em uma empresa, mas é fundamental tomar cuidado ao escolher o fornecedor.
Nesse sentido, na hora de alugar impressoras, é preciso ponderar sobre outras possíveis vantagens além da economia: suporte técnico de qualidade, reposição inteligente de insumos e equipamentos, gestão e controle do uso etc.
Ficou interessado? Veja neste post dicas de como conquistar um excelente custo-benefício ao selecionar seu fornecedor de outsourcing de impressão. Confira!
Procure parceiras com transparência em seus pacotes
Certifique-se de que seus parceiros trabalhem com total transparência e clareza. No caso dos contratos de outsourcing de impressão, é fundamental que os cartuchos e os softwares sejam originais. Dessa forma, avalie a experiência de mercado desse prestador de serviço e leia os depoimentos de clientes nos cases de sucesso dessa companhia.
Você sabe bem o quanto é injusto receber cartuchos remanufaturados pelo preço de um novo. Além disso, os cartuchos reaproveitados podem estragar as impressoras e gerar trabalhos de má qualidade.
Esse problema até parece pequeno, mas em empresas de grande porte — com mais de mil funcionários, nas quais os volumes de impressões são elevadíssimos — os gastos indiretos com material de segunda mão podem ser significativos.
Exija soluções integradas
Você acha que os colaboradores da empresa estão imprimindo sem necessidade? É bem provável que isso seja verdade. Por esse motivo, além das impressoras de ponta, o parceiro de outsourcing tem que apresentar soluções integradas para realmente valer a pena.
É fundamental que seja oferecida uma estratégia de gestão para as cópias e impressões, com gerenciamento de qualidade e tecnologia que supram as necessidades de sua organização.
Desse modo, opte por empresas que façam o serviço de gestão, com máquinas multifuncionais e simples, assistência técnica e software especializado que ajude a controlar o uso das cópias. Uma solução moderna e eficaz proporciona o controle de despesas em recortes variados: por usuário, por período, por departamento etc.
Com o acesso a essas informações, a empresa consegue implementar políticas para a redução do uso do papel. É possível fazer, por exemplo, um ranking com as alas que mais gastam e as que mais economizam e premiar o consumo racional desses itens.
Além disso, softwares de ponta são capazes de bloquear o uso a partir de certo teto. Assim, a empresa pode avaliar melhor se as impressões realmente atendem às demandas do negócio ou se tem havido muito desperdício.
Outro item importante a ser pensado é a capacidade de customização aos interesses de sua companhia. Empresas de qualidade atendem a cenários diferenciados, com soluções que aumentam a produtividade enquanto ajudam a cortar custos. Com um gerenciamento de impressão de excelência, os gestores ganharão tempo para se dedicarem a atividades mais estratégicas e relevantes do negócio.
Mais um benefício do modelo de outsourcing com respostas integradas é a padronização do parque de impressão e cópias, já que, geralmente, os contratos englobam as substituições periódicas dos equipamentos em utilização por versões mais modernas. A companhia não precisa mais investir grandes somas para evitar que haja impressoras obsoletas ou em mau estado.
Pense ainda na segurança para impressoras em rede. Um simples dano pode afetar vários equipamentos quando não há a devida proteção do sistema. Dessa forma, se você encontrar um fornecedor com soluções que se complementam, vai ficar ainda mais fácil convencer seu CEO sobre a urgência de aproveitar as novidades do mercado — e apresentar propostas rentáveis vai fazer você ganhar mais pontos com a diretoria.
Verifique se a prestadora de serviços tem um pós-venda diferenciado
Avalie quais são os serviços disponibilizados depois que a venda estiver concretizada. Lembre-se de que as empresas de ponta desse ramo proporcionam a manutenção das máquinas e a substituição das unidades que apresentarem defeitos.
Quem é constantemente cobrado quando algum equipamento falha tem que ficar de olho nessa questão. Agilidade no tempo de resposta vai fazer toda a diferença no dia a dia do seu time. Por isso, seja exigente e inclua nessa transação cláusulas que delimitem, de forma objetiva, quais são os prazos para esses consertos e para que seja enviado um equipamento substituto. Isso pode significar o fim daqueles intermináveis problemas com travamentos de papel, entre outras imperfeições que afetam esses serviços.
Além disso, descubra se a prestadora faz uma orientação personalizada para ajudar você a identificar qual é a melhor impressora ou o tipo adequado de papel para cada cliente e atividade. Questione sobre o número de técnicos disponíveis por máquina e sobre a capacitação desses profissionais.
Tenha muito cuidado com os serviços de pós-venda, porque, normalmente, os contratos de outsourcing de impressão são feitos para durar entre 24 e 36 meses. Investigue também se a contratada fornece manutenção preventiva. Isso é fundamental para minimizar o impacto negativo de quebras e paralisações de equipamentos.
Analise se o fornecedor faz uma reposição tecnológica vantajosa
Como já mencionamos, isso deve estar incluído no acordo de prestação de serviços para que a empresa consiga desfrutar de um investimento com retornos concretos.
Equipamentos de alto nível são indispensáveis para reduzir o custo com a impressão. Quanto maior for a qualidade de um equipamento, por exemplo, mais promissoras são as chances de alcançar o desempenho almejado. Por isso, o contrato deve prever uma reposição de modelos mais avançados de quando em quando.
Além de máquinas com performance satisfatória, procure informações sobre o número de equipamentos disponíveis. Se a sua companhia planeja ampliar a quantidade de impressoras, a terceirização pode ser uma excelente saída. Isso porque as despesas com a aquisição de aparelhos novos são bem maiores do que a locação.
Verifique se a empresa oferta um controle sobre o uso dos suprimentos
O fornecedor precisa fazer uma gestão inteligente do uso dos insumos, como toners e cartuchos. Dessa forma, a sua empresa nunca fica desguarnecida e nem faz compras desnecessárias.
Esse cuidado vai assegurar o fim dos desperdícios com o estoque de suprimentos e peças, bem como acabar com aquela dor de cabeça de faltar algum item, como uma cor de tinta, quando houver necessidade.
Assim, você não fica preocupado com detalhes — como o momento certo de trocar o toner da impressora — e fica com mais tempo para se dedicar a estratégias de Tecnologia da Informação (TI) mais relevantes para o sucesso do negócio.
Leve em conta a solidez da contratada
Por fim, você deve ter em mente qual é a capacidade estrutural e de expertise do fornecedor. Lembre-se de que a credibilidade — e não apenas o preço — deve ser o critério principal em suas avaliações. Prefira, portanto, empresas experientes nesse setor.
Investigue se há reclamações de outros clientes, por exemplo, ou se a empresa tem as suas certidões negativas de débitos. Imagine a tremenda chateação que seria descobrir, de uma hora para outra, que a sua fornecedora teve seus bens bloqueados pela justiça?
Analise com cuidado a situação econômica, técnica e até mesmo geográfica para que o atendimento prestado seja condizente com as expectativas do seu negócio.
Como você pôde perceber, conseguir um outsourcing de impressão que valha a pena exige certos cuidados. Ao seguir essas dicas, porém, você terá qualidade, agilidade nas respostas, preços competitivos e, ainda por cima, ajuda tecnológica e de recursos humanos para administrar e diminuir seus custos com esses serviços.
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