Uma empresa gera valor para os clientes por meio de uma sequência de tarefas, mas como podemos saber quais delas são realmente importantes e quais são desnecessárias e custosas para a organização? Ao mapear processos, o gestor terá a resposta para isso, pois será capaz de entender todo o fluxo de atividades, desde a entrada da matéria-prima até a saída do produto acabado.
O mapeamento de um processo consiste na análise de cada passo executado para gerar um resultado. Essa sequência pode ter relação direta com o objetivo organizacional ou ser apenas um trâmite burocrático, que pode ser terceirizado, a fim de aliviar a estrutura. O fato é que você só será capaz de compreender em que ponto investir e em que ponto cortar gastos mapeando sua companhia.
Diagnosticar as etapas que compõem as operações empresariais é algo complexo, que depende de análise profunda. Por isso, preparamos este artigo, com conceitos e estratégias para te ajudar a entender como seu negócio funciona e como pode ser otimizado. Acompanhe!
Mapeando processos organizacionais
Mapear processos vai muito além de olhar para dentro da organização. O produto final é resultado de um fluxo de insumos, que vêm do exterior e trafegam pelo interior da empresa até o consumidor, voltando para o ambiente externo. Sejam tangíveis ou intangíveis, um processo depende de elementos, e você precisa saber exatamente o que são, quem vai entregá-los e quando isso vai acontecer.
Analisar os fornecedores é importante porque, dependendo da qualidade daquilo que ofertam e dos prazos com que trabalham, eles podem resultar em ajuda ou obstáculos para seu modelo. Produtos defeituosos, atrasos e retrabalho são exemplos de problemas que um fornecedor pode causar.
Depois de definir quem vai fornecer os recursos, você precisa entender como eles serão utilizados na sua empresa. Uma ferramenta útil nessa etapa é a Cadeia de Valor de Michael Porter, metodologia que analisa dois conjuntos de atividades vitais para uma organização.
Primeiro conjunto
O primeiro conjunto se refere às atividades primárias:
- logística interna;
- operações;
- logística externa;
- marketing e vendas;
- serviços.
Na logística interna, você deve considerar todas as ações, pessoas e ferramentas necessárias para lidar com matérias ou informações recém-recebidas pela sua organização. Defina como elas serão armazenadas e quem poderá acessá-las.
Em seguida, considere todas as operações que resultem em desenvolvimento, testes e embalagem dos produtos. Saiba quem vai produzir, que equipamentos essa pessoa vai usar, como executará a atividade e quando entregará os resultados.
Com os bens e serviços desenvolvidos, cabe aos responsáveis pela gestão decidir como será feita a logística externa. Estabeleça como os produtos acabados serão armazenados e encaminhados aos centros de distribuição.
Na sequência, é preciso ter consciência sobre todos os processos necessários para que o cliente tome consciência e adquira os bens e serviços, por meio das atividades de marketing e vendas. Algumas empresas fazem esse trabalho por conta própria, mas, mesmo em caso de terceirização, é necessário compreender como o processo é realizado.
Por fim, concentre-se em todos os serviços necessários para reter e auxiliar os consumidores após as vendas. Defina quem será responsável pelo SAC e por meio de quais canais seus clientes poderão entrar em contato para pedir auxílio, esclarecer dúvidas e resolver problemas.
Segundo conjunto
Todos esses processos dependem de um segundo conjunto de operações, que são as atividades de apoio mostradas na lista a seguir:
- infraestrutura;
- gestão de pessoas;
- pesquisa e desenvolvimento
- aquisição.
A infraestrutura se refere a todos os sistemas necessários para manter a organização em seu pleno funcionamento, e considera as funções jurídicas, comerciais, administrativas e contábeis. Saiba exatamente quais são os responsáveis por esses setores e procure entender o quão relevantes essas atividades são para a geração de valor.
Análise a estrutura do seu modelo de gestão de pessoas. Observe como são os processos atuais de seleção, treinamento, retenção e promoção dos funcionários. Entenda como está estabelecida a hierarquia dentro de sua organização, saiba quem tem o poder de decisão.
A sobrevivência e o crescimento de uma empresa dependem de inovação e tecnologia; por isso, é importante mapear processos de P&D, pois só assim o empreendedor terá condições de descobrir e implantar novas ferramentas ou metodologias para aplicar em seu negócio.
Por fim, defina como é feita a aquisição de recursos vitais para a organização. Faça um diagnóstico dos processos de negociação e compra e analise o impacto dos preços das aquisições no restante do modelo.
A Cadeia de Valor é uma ferramenta importante, que te permite compreender qual é a margem entre o custo das operações e a qualidade percebida pelo cliente. Depois de utilizá-la, você terá consciência do funcionamento de cada processo e será capaz de definir qual é fundamental para a atividade-fim e qual poderá ser abandonado ou terceirizado.
Lidando com problemas nos processos
Ao mapear processos, você certamente encontrará pontos a serem melhorados, para fazer essa correção, você pode se apoiar na ferramenta Ciclo do PDCA, criado por Walter Shewhart.
- Plan (Planejar);
- Do (Executar);
- Check (Conferir);
- Act (Agir).
Assim que diagnosticar um problema, planeje quais soluções podem ser empregadas, selecione a mais adequada e a execute. Confira se ela foi efetiva; caso contrário, aplique uma ação corretiva. Faça um novo diagnóstico e retorne à fase de planejamento. Isso te ajudará a promover melhoria contínua nos processos.
Entendendo os benefícios de mapear processos
O primeiro passo para otimizar um processo empresarial é identificar falhas e elementos que devem ser substituídos ou melhorados. Um diagnóstico que permita compreender todas as características e tarefas que compõem uma organização é essencial para alcançar benefícios para o negócio, como:
- reduzir de custos;
- eliminar gargalos;
- aumentar a eficiência;
- obter vantagem competitiva;
- remover processos desnecessários;
- diminuir desperdícios.
Essas são apenas algumas das soluções que você poderá desenvolver após ter pleno conhecimento das capacidades de sua empresa. Os resultados dessa análise facilitarão o processo decisório, pois evidenciarão as áreas que geram gastos e as atividades que devem receber investimentos.
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