Muitos se esquecem de que, para uma impressora funcionar bem e por muito tempo, é preciso que ela passe por uma manutenção regular.
As empresas e também as pessoas que trabalham em casa com esse equipamento por perto devem saber que a máquina exige um cuidado especial para que a sua vida útil não diminua. A manutenção de impressoras, portanto, deve ser levada a sério para que problemas futuros não apareçam.
Além das falhas mecânicas, um defeito muito comum é o entupimento das cabeças de impressão. Um pesadelo que qualquer um pode e deve evitar, afinal, trocar essas peças vai custar ao bolso quase o valor de uma máquina nova.
Então, para que você não tenha dor de cabeça, preparamos este post para que você conheça a necessidade de realizar a manutenção, quais as etapas do processo e qual o tipo de contrato que é mais vantajoso. Confira e boa leitura!
Vale a pena fazer manutenção preventiva?
As peças de uma impressora, assim como as de qualquer máquina, sofrem desgastes naturais, os quais são causados pelo uso repetitivo. Logo, é inevitável que elas sofram danos, podendo quebrar ou trincar, afetando a rotina do usuário. É importante frisar que esse desgaste se acentua quando não há uma manutenção preventiva.
Toda vez que um documento é impresso, algumas sobras de resíduos permanecem dentro da máquina. São elas que vão se acumular, causando, consequentemente, um desalinhamento da peça e desgastes, além de erros de impressão.
É por esse motivo que fazer uma manutenção preventiva regularmente é essencial, já que aumenta o tempo de vida útil do hardware. Essa é uma maneira de economizar, uma vez que deixar a impressora sem reparos pode levar a uma troca de peça, que é bem mais cara do que a manutenção que vai salvá-la.
Quais os principais problemas que acometem as impressoras?
Veja alguns problemas que podem prejudicar a sua impressora:
Não ligar a impressora a um estabilizador
Manter as máquinas ligadas a um nobreak ou estabilizador certamente vai aumentar a vida útil do aparelho. Isso permite que oscilações na rede elétrica não afetem a máquina, lembrando que tais oscilações podem afetar os componentes vitais da impressora.
Ligar e desligar a máquina muitas vezes ao dia
Esse é um grande problema que pode causar sérios danos. Então, se você usa pouco a sua impressora, pode deixá-la desligada. Caso você use muito, ligue-a e mantenha-a assim durante todo o dia. Ligar e desligar várias vezes pode prejudicar seus componentes eletrônicos.
Não fazer impressões durante muito tempo
O ideal é que se imprima pelo menos uma folha a cada semana. Isso vai evitar ressecamentos e entupimentos nas máquinas a jato de tinta.
Não analisar a qualidade do papel
O estado do papel é muito importante para garantir um bom funcionamento da sua impressora. Folhas molhadas, rasgadas ou danificadas podem causar sérios problemas à máquina.
Não limpar a impressora regularmente
É preciso limpar tanto a parte externa quanto a interna da impressora. Na área externa, utilize um pano seco para retirar o pó. Já nos componentes internos, é preciso utilizar as ferramentas e os comandos do seu sistema operacional do computador ou do software que acompanha o seu equipamento.
Então, antes de fazer uma reclamação com o fabricante, é indicado que se cheque se tudo o que está ocorrendo com a impressora não é por conta da sujeira que se acumulou no equipamento.
Afinal, a sujeira é um dos maiores fatores que causam problemas nas impressoras. Ela dificulta muito a passagem do carro de impressão, o qual armazena os cartuchos. Sem contar que pode prejudicar o óleo que lubrifica as engrenagens, causando problemas nas demais peças e um grande barulho na hora da impressão.
Quais são as etapas da manutenção?
A manutenção preventiva é realizada por meio de um processo que é constituído por três etapas: limpeza, lubrificação e regulagem. Para que você entenda cada uma delas, vamos explicar detalhadamente.
Limpeza
Essa é a primeira etapa e, para que ela seja feita da maneira certa e precisa, é necessário desmontar a impressora por completo e lavar cada peça separadamente. Assim, evita-se que algumas peças fiquem limpas e outras não. É fundamental que se tome muito cuidado para que não se esqueça de como remontá-la depois.
Lubrificação
Após ter feito toda a limpeza, vem a segunda parte. Para tanto, é preciso remontar o equipamento, lubrificando todas as peças necessárias.
Nesse momento, um lubrificante de excelente qualidade (específico para impressoras) deve ser usado, lembrando que os demais tipos de lubrificantes tendem a ser aderentes à poeira, o que não se recomenda para a parte interna da máquina.
Regulagem
Por fim, a última parte do processo e também a mais complicada. Após ter a impressora lubrificada e montada, é necessário regular e calibrar todas as peças, considerando que o próprio uso contínuo e a remontagem podem desregulá-las.
Que tipo de contrato é mais vantajoso?
É fundamental que você entenda como funciona exatamente um serviço de outsourcing de impressão para que analise o melhor contrato. O outsourcing de impressão trata-se da terceirização das suas impressoras para uma empresa especializada no assunto, a qual vai fornecer novos equipamentos, software de controle e manutenções.
O serviço contempla, ainda, apoio técnico e treinamentos para que os seus funcionários possam aprender a utilizar o software, a usufruírem de todos os benefícios das impressoras e a formatarem corretamente todos s documentos.
Podem existir diversos tipos de contratos, dependendo das suas necessidades e também da empresa escolhida. Alguns dos pacotes podem incluir apenas o aluguel das máquinas e outros podem ser mais completos.
É sempre indicado buscar por soluções mais completas, afinal, a terceirizada sempre possui conhecimentos técnicos para dimensionar a sua necessidade de impressão, promover um controle de tudo o que é impresso e ainda oferecer as máquinas adequadas.
Isso o ajuda muito, como gestor, a identificar os pontos que merecem maior atenção quanto ao seu financeiro.
O que uma empresa de manutenção deve oferecer?
Após entender como funciona o outsourcing de impressão, fica bem mais fácil compreender que a manutenção preventiva das impressoras fica sob responsabilidade da terceirizada. Sendo assim, a empresa de manutenção será totalmente responsável pelo funcionamento dos equipamentos.
Esse é um dos maiores benefícios do serviço de outsourcing, já que você não vai precisar se preocupar com as manutenções, evitado gastar dinheiro e tempo dos seus funcionários. Dessa forma, caso perceba que algumas impressoras pararam de funcionar, basta acionar o help desk da terceirizada e, assim, funcionários vão lhe orientar quanto ao suporte.
É possível encontrar empresas que forneçam dois tipos de suporte:
- in loco: quando o problema é mais sério, indo além de uma simples configuração;
- a distância: com o auxílio dos operadores para fazer pequenos ajustes na impressora.
De qualquer maneira, é importante deixar claro que todas as trocas de peças e, até mesmo, de impressora serão feitas pela terceirizada, sem custos adicionais, o que ajuda muito a otimizar a sua vida financeira. Enfim, a manutenção de impressoras deve estar em dia para que não cause problemas operacionais para a sua empresa.
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