A locação de impressoras, também chamada de outsourcing de impressão viabiliza a descentralização desse controle do departamento de TI, para eliminar problemas técnicos, burocráticos e de custos associados à atividade de impressão corporativa.
Uma empresa séria, com expertise e referência no mercado pode trabalhar com taxas fixas, como o aluguel do equipamento e um valor prefixado por cópia ou impressão produzida ou com a franquia, em que o cliente contrata uma quantidade de cópias ou impressão fixa por mês.
As soluções devem ser flexíveis e escaláveis, para que qualquer colaborador possa solicitar uma visita técnica ou requisitar suprimentos e os recursos atendam adequadamente a demanda, independentemente do tamanho do negócio.
Achou interessante essa opção para aumentar a eficiência e garantir a redução de custos da sua empresa? Então, continue a leitura deste post!
Quais são os benefícios da locação de impressoras?
O maior benefício com a locação de impressoras é a redução de custos. Isso acontece principalmente pela facilidade de manutenção do serviço, já que o comprador não precisa cotar orçamentos com frequência e há facilidade para a reposição de suprimento.
Além disso, verifica-se a redução considerável de tempo que seria gasto pelos colaboradores para realizar a compra desses insumos, faturamento das despesas e o próprio trabalho de impressão.
Outra vantagem é a redução de desperdício de impressão, relacionado aos suprimentos, já que, por meio de um controle mais efetivo de todo o serviço realizado, é possível eliminar o uso sem critério e não relacionado aos fins organizacionais, por parte dos colaboradores.
A qualidade do serviço também é um benefício importante para edificar a locação de impressoras como opção ideal para as empresas. Com a terceirização até a produtividade pode ser otimizada.
Isso porque o parque de impressão se mantém sempre atualizado e por meio de uma manutenção preventiva, a empresa contratada arca com todos os custos de substituição de máquinas, em caso de problemas.
Além de não onerar o caixa da contratante, que não precisa utilizar seu capital próprio para realizar essa troca, são reduzidas as taxas de ociosidade das máquinas, dos colaboradores e o índice de obsolescência dos equipamentos, muito comum nesse setor.
O parque de impressão se mantém sempre homogêneo, com máquinas de altíssimo desempenho, o que também reduz os custos da empresa, já que são novas e atualizadas e o suporte é realizado imediatamente, sempre que requisitado, já que pode ser feito remotamente, ou seja, online de qualquer lugar.
Dessa forma, a empresa que contrata a locação de impressoras não se descapitaliza para aquisição de máquinas, não sobrecarrega os setor de TI com serviços relacionados à manutenção do parque de impressão e muito menos onera o fluxo de caixa e o setor financeiro com cotações de compra de suprimentos e peças para as máquinas.
Para o controle da empresa, o outsourcing de impressão permite acompanhar mais efetivamente o desempenho das máquinas por meio de relatórios que contém informações classificáveis por equipamento, por tipo de impressão ou por setor que mais utilizou os recursos, por exemplo.
Esses contadores automáticos para faturamento também melhoram o gerenciamento de impressão, já que a empresa passa a ter conhecimento sobre o que foi gasto no setor, para embasar novas decisões estratégicas sobre redução de custos.
Como escolher uma empresa de outsourcing de impressão?
Veja, a seguir, os fatores que você deve levar em conta para escolher uma empresa de outsourcing de impressão.
Reputação da empresa
Para o mercado de outsourcing é importante ter como prioridade a qualidade do serviço prestado para o cliente. Para isso é preciso buscar excelência em todos os processos, para que não hajam falhas, ou que estas sejam mínimas, de forma a não comprometer o desempenho do usuário.
Nesse sentido, a reputação é construída quando a empresa apresenta um histórico de serviços bem‐sucedidos, com soluções que realmente trouxeram benefícios para seus clientes.
Para isso, a empresa comprometida com a qualidade exigida pelo mercado deve apresentar certificações que comprovem essa excelência, como o ISO 9001.
Experiência no setor
Somente quem tem experiência no setor é capaz de trabalhar com processos mais organizados, um parque de máquinas homogêneo e estoque suficiente de suprimentos para atender às necessidades de seus clientes.
Além disso, uma empresa com experiência consegue avaliar adequadamente o perfil do cliente e desenvolver soluções personalizadas para minimizar a necessidade de impressões desnecessárias e o custo na contratação do serviço.
Essa avaliação também deve incluir aspectos de segurança documental, sustentabilidade e possibilidades de melhoria nos processos de negócios, para garantir maiores oportunidades com a contratação e produtividade, sem onerar os custos, em longo prazo.
Equipamentos disponíveis
A disponibilidade de equipamentos de alta qualidade, suprimentos, a reposição de peças, a substituição das máquinas quando necessário e o suporte com assistência técnica online ou presencial devem ser constantes.
Além disso, a empresa deve ter como política o uso de insumos e suprimentos originais, fator determinante para a manutenção da qualidade de impressão dos trabalhos realizados, que reduz, inclusive, a necessidade de assistência técnica.
Soluções escaláveis
Qualquer organização deve se adaptar continuamente às necessidades do mercado. Por isso, a empresa escolhida para realizar o outsourcing de impressão deve apresentar SLAs (Service Level Agreements) mais flexíveis.
A escalabilidade das soluções está relacionada à possibilidade de ofertas comerciais, novas disposições contratuais, prazos de entregas, perfil de atendimento e disponibilidade de assistência técnica, por exemplo.
Por isso, o acordo de nível de serviço deve abranger essa flexibilidade para incorporar novas capacidades de atendimento durante todo o período de duração do contrato.
Suporte necessário
O suporte irrestrito é a possibilidade de atendimento remoto, em que os profissionais, por meio de aplicações e softwares, como o TeamViewer, podem acessar o computador do cliente de qualquer lugar e a qualquer momento para verificar possíveis problemas e agilizar suas soluções.
A empresa também deve ser capaz de orientar seu cliente sobre possíveis necessidades futuras e oferecer soluções apropriadas para o perfil do negócio, equilibrando valor agregado, custos e produtividade.
Para isso também deve ser capaz de estabelecer KPIs (Key Performance Indicator) que sejam capazes de avaliar necessidades de adaptações, tempo de uso das soluções e possíveis substituições de equipamentos.
Se a empresa responder a todos esses requisitos terá capacidade em atender com qualidade a necessidade de seus clientes. Por isso, antes de contratar o serviço de locação de impressoras, conheça a Suprivix.
A Suprivix responde a todos esses aspectos e está preparada para te ajudar na redução de seus custos. Entre em contato e conheça nossas soluções!
