Estamos em plena era digital e muita informação circula pelos sistemas de uma empresa. No entanto, por variados motivos, um grande volume de arquivos ainda deve ser impresso, como circulares e documentos para registro de firma, entre outros.
Neste cenário, surge uma dúvida: optar por uma impressora própria, alugar ou contar com uma gráfica parceira?
Existem diversas vantagens e desvantagens nos dois modelos — e o objetivo do post de hoje é mostrar para você qual dessas abordagens pode trazer mais benefícios para seu negócio. Então, continue conosco e confira!
Impressora própria ou gráfica parceira: por qual optar?
A impressão de documentos ainda está muito presente em boa parte dos negócios. E, com a pressão para cortar gastos nos processos internos, é preciso planejar muito bem essa rotina.
Há três opções para a atividade de impressão. A empresa pode adquirir uma impressora para fazer suas próprias impressões, alugar (o chamado outsourcing) ou contratar uma gráfica parceira, que se responsabilizará por imprimir e entregar os documentos.
No entanto, ter uma impressora local, seja ela alugada ou própria, pode ser muito mais vantajoso para a organização do que utilizar um serviço de terceirização de impressão. Para comprovar isso, vamos listar algumas vantagens do uso de uma máquina in loco e as desvantagens de se utilizar serviços de uma gráfica parceira. Acompanhe!
Quais as vantagens da impressora própria?
Flexibilidade e liberdade de uso
Ao contar com uma máquina local, as impressões podem ser realizadas a qualquer hora e o colaborador já poderá ter o documento em mãos no momento em que necessita dele. Ou seja: caso o funcionário esteja realizando hora extra e precise imprimir um arquivo, poderá fazer isso livremente, sem esperar até o outro dia para ter a impressão disponível.
Redução de custos
Ao optar por uma impressora própria, é possível buscar por fornecedores de papel e toners com preços menores. Isso reduz os custos de impressão sem causar perda de qualidade.
A depender da demanda de insumos para imprimir, é possível realizar negociações junto aos fornecedores e conseguir preços ainda melhores. Assim, você derruba os valores das impressões.
Atendimento a todos os tipos de demanda
Imprimir localmente documentos e arquivos é possível independentemente de sua demanda. Pode ser que a empresa realize demasiadas impressões, então o investimento em máquinas terá que ser um pouco maior, para suprir suas necessidades.
Já para negócios com pequenas demandas, também é vantajoso contar com uma máquina própria. Isso porque o investimento necessário à compra dos equipamentos pode ser bem menor.
Opção de alugar — outsourcing
Algumas empresas podem achar desvantajoso montar uma infraestrutura de impressão completa e realizar a manutenção periódica das máquinas. Contudo, quando falamos em imprimir in loco, existe a opção do aluguel.
A companhia escolhe, entre uma série de equipamentos disponíveis, aquele que melhor supre sua demanda, realizando o pagamento mensal por sua utilização. Desse modo, as máquinas ficam na empresa.
Quais as desvantagens de uma gráfica parceira?
Atrasos nas entregas
Uma das principais desvantagens de se optar pela terceirização da rotina de impressão é o atraso na entrega de documentos importantes e necessários para as operações da empresa.
Muitas vezes, a gráfica parceira não está localizada próximo ao contratante ou o processo de entrega não condiz com suas necessidades. Sendo assim, quando se trata de arquivos críticos, esse serviço não é uma boa ideia.
Maiores custos
À primeira vista, uma parceria para terceirizar as impressões de sua empresa pode ser vantajosa em relação ao custo. Isso porque comprar impressoras, a depender do modelo, demanda um bom investimento.
Porém, devido às constantes cobranças e ao aumento do custo das impressões, pode ser que o preço pago imprimindo com o parceiro acabe por ultrapassar, com o passar do tempo, o valor necessário para adquirir as próprias máquinas.
Apenas para grandes demandas
Contratar uma gráfica parceira não serve para qualquer demanda. E, por isso, não é uma opção viável para pequenas empresas que costumam imprimir documentos apenas em determinados momentos.
Para utilizar essa solução, é preciso um grande volume e uma frequência alta de impressões, já que a contratação é feita por meio de um plano que, mesmo que não seja utilizado, deverá ser pago.
Falhas de impressão
Um caso muito comum de falha humana nas empresas é imprimir um documento diferente do que deveria ser realmente impresso. Isso, no caso de uma máquina própria, pode ser resolvido rapidamente, com o envio do arquivo correto para a impressora.
Quando se trata de uma gráfica parceira, porém, tal rotina fica um pouco mais complexa. O colaborador só visualizará o erro quando o documento for entregue, tendo que reenviar o arquivo e esperar por um novo prazo de entrega.
Como escolher?
Bom, já vimos as vantagens de se manter uma impressora própria, adquirida ou alugada, não é mesmo? No entanto, você ainda pode ter dúvidas sobre qual modelo escolher: uma solução local ou a contratação de um serviço terceirizado. Veja, abaixo, como solucioná-las.
Avalie suas necessidades
O primeiro passo é avaliar qual a demanda por um serviço de impressão dentro de sua empresa, o volume de documentos que devem ser impressos todos os dias, os picos de uso das máquinas e outros pontos envolvidos com essa rotina.
Assim, você saberá exatamente quais são os equipamentos de que precisa caso opte por montar um parque de impressão próprio ou qual plano terceirizado deve escolher para suprir suas necessidades.
Observe os custos envolvidos
Após avaliar suas necessidades, é hora de verificar quais são os custos envolvidos na contratação do serviço da gráfica, no aluguel ou na compra dos equipamentos. Liste todas as máquinas necessárias e realize pesquisas de mercado sobre as melhores marcas disponíveis.
Caso sua necessidade seja grande, sempre é possível negociar descontos. Já no caso da gráfica, tente receber descontos ao optar por um determinado plano de impressão.
Busque por um fornecedor confiável
Existem diversas empresas que oferecem algum desses serviços (e até mesmo os dois). É preciso estar atento na hora de buscar por um fornecedor, para não acabar se complicando.
Busque por referências junto a seus clientes e sempre observe determinados itens do contrato, como as responsabilidades do contratante e do contratado, além do tempo de resposta para a resolução de problemas.
Uma impressora própria ou um outsourcing podem ser muito mais vantajosos do que optar pela contratação de uma gráfica parceira. Esperamos que, ao finalizar a leitura deste post, você possa ter compreendido isso.
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