O outsourcing de impressão não se limita pela locação de impressoras, copiadoras e multifuncionais, por um determinado valor mensal.
Dentre suas atribuições estão a inserção dos equipamentos corretos para determinada demanda, a aplicação de tecnologias e o gerenciamento de impressões e suprimentos.
O objetivo dessa terceirização é maximizar a qualidade e a disponibilidade dos documentos no ambiente de trabalho sem comprometer o fluxo de caixa da empresa.
Assim ela inibe a necessidade de aquisição de equipamentos e a preocupação por parte dos gestores com as soluções de impressão, suporte técnico ou provisão de insumos.
Quer saber como implementar o outsourcing de impressão na sua empresa para concentrar seus esforços apenas em sua área de atuação? Continue a leitura deste post!
As vantagens de terceirizar o processo de impressão
Menores custos
A redução de despesas acontece com a facilidade de manutenção do serviço, pois o contratante não precisa realizar a compra dos equipamentos, dos suprimentos para reposição e, ainda, perde menos tempo devido à facilidade no trabalho de impressão.
Outro grande fator de economia é o índice de desperdício de papel e insumos, que reduz consideravelmente com o outsourcing de impressão e colabora para minimizar os gastos do setor.
Qualidade garantida
A qualidade do serviço é garantida pela proficiência da empresa no mercado, a automação dos processos e a constante atualização dos equipamentos, que permite uma manutenção preditiva e a substituição das impressoras quando necessário.
Isso garante, ainda, a redução de taxas de ociosidade das máquinas e dos profissionais que lidam diariamente com tarefas relacionadas ao setor, pois não precisam aguardar muito tempo para o suporte quando ocorrem problemas.
Essa homogeneidade dos aparelhos, sempre com alto desempenho, também favorece a produtividade e a diminuição dos gastos organizacionais, assim o setor de TI não se sobrecarrega com as demandas de serviços e necessidade de manutenção.
Maior controle
O controle da empresa acontece por meio de softwares apropriados, como os de bilhetagem de impressão. Dessa forma, é possível acompanhar, mesmo à distância, o desempenho das máquinas com relatórios que contêm informações sobre o uso das soluções, classificadas por usuários, equipamentos ou setores, por exemplo.
O que considerar ao escolher um fornecedor ideal
Alguns fatores influenciam nessa escolha e podem ser verificados ao analisar a carteira de clientes, tempo no mercado e reputação dos profissionais.
A experiência da empresa pode ser verificada pelo histórico de serviços bem-sucedidos, mas também pelo comprometimento em apresentar soluções flexíveis e escaláveis para seus clientes.
Empresas com certificação de qualidade, como o ISO 9001, também largam na frente, pois, isso é uma garantia de que os processos podem ser mapeados com confiabilidade. Assim o contratante tem uma segurança maior em solicitar suas demandas, principalmente em situações imprevistas.
A empresa deve ser capaz de avaliar adequadamente o perfil do cliente e trabalhar com um parque de impressoras homogêneo, estoque suficiente de suprimentos e um suporte altamente ágil e eficaz.
Outro fator que deve interferir na escolha é o uso de máquinas e insumos originais, pois, além de garantirem produtividade a um custo menor, são imprescindíveis para a qualidade dos resultados apresentados.
Dessa forma, avalie esses requisitos e estabeleça níveis altos de SLAs (Service Level Agreements), o acordo que delimita a relação da prestação de serviço sob os critérios de qualidade e do correto atendimento das demandas.
A empresa escolhida para realizar o outsourcing de impressão deve apresentar SLAs mais flexíveis, porque deve ser capaz de acompanhar a escalabilidade das soluções propostas e o crescimento do negócio, com novas abordagens para aumentar ou diminuir a capacidade de atendimento durante a vigência do contrato.
Etapas para a implementação do outsourcing de impressão
1. Pré-venda
Após uma seleção de clientes em potencial, é realizada uma pré-venda com designação de um profissional altamente qualificado para analisar o perfil da empresa e a necessidade de implementação de soluções.
Com essa avaliação é garantido que o atendimento seja adequado para o tamanho e o ramo de atuação da empresa. Assim nenhum equipamento fica subutilizado ou sem demanda. O levantamento, feito pela equipe de contato comercial, estuda critérios como:
- quantidade de impressão monocromática ou colorida;
- quantidade de papel adquirida por mês;
- funcionalidades requisitadas, como a possibilidade de realizar cópias, impressões, scanners, faxes etc.);
- necessidade de tecnologias para controle, como software de bilhetagem, configurações a laser, jato de tinta ou térmica;
- serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), entre outros.
2. Instalação das soluções contratadas
Após delimitar a necessidade de equipamentos, softwares e tecnologias no projeto, é definido o escopo da implementação com cronogramas para a logística da instalação, alocação de profissionais necessários para esse processo — equipamentos de grande porte sempre são instalados por dois ou mais técnicos, assim como instalações em clientes com grande quantidade de usuários.
Ocorre então a estruturação dos equipamentos.Todos eles são previamente testados em laboratório e os profissionais passam por treinamentos teóricos e práticos para conhecerem as tecnologias envolvidas nos projetos.
3. Acompanhamento das soluções propostas
Por fim, são definidos KPIs (Key Performance Indicator) para monitorar o desempenho do parque disponibilizado, perfis de acesso dos usuários e outros indicadores que garantem o atendimento adequado à necessidade do cliente.
O acompanhamento é constante e a equipe de pós-venda pode marcar visitas estratégicas para se certificar da satisfação dos usuários.
Como é a rotina de operação de uma empresa que opta pelo outsourcing de impressão
O acompanhamento das soluções é realizado por meio de softwares específicos que realizam coletas automáticas dos contadores presentes nas próprias impressoras. Elas também são programadas para emitirem alertas de chamado de suporte e informarem os níveis de suprimento para garantir agilidade no atendimento.
Além disso, os canais de atendimento da empresa contratada ficam disponíveis para os chamados necessários. Os profissionais responsáveis pelo suporte podem marcar visitas, mas, contatam os clientes e acessam os equipamentos principalmente por acesso remoto.
Dessa forma, mesmo localizados a quilômetros de distância, podem realizar o suporte por meio da Internet. Isso melhora o tempo de resposta e garante mais agilidade nas soluções propostas e eficácia da resolução dos chamados.
O outsourcing de impressão é uma possibilidade que viabiliza total eficiência sem comprometer a capacidade de pagamento e gerenciamento da empresa.
Agora que você já sabe que o outsourcing de impressão é a solução mais adequada para o seu negócio, que tal entrar em contato com a Suprivix para implementá-la na sua empresa?
