A gestão de suprimentos abrange ações cumulativas entre os diversos agentes da empresa e seus parceiros de negócio: colaboradores, gestores, terceirizados e fornecedores, com o objetivo de uma economia de escala, que pode chegar a até 30% dos custos de impressão.
Essa relação não se resume ao processo de compra, armazenamento, distribuição ou consumo. É preciso adotar políticas conjuntas de conformidade com a sustentabilidade, assim como a eficiência e a integração de processos por meio da tecnologia.
Dessa forma, são utilizadas técnicas de impressão e gerenciamento de recursos para manter o controle sobre tudo o que é impresso ou adquirido como insumo, a fim de que, com a ajuda de softwares, como os de bilhetagem de impressão, o processo seja monitorado.
Quer saber como realizar uma boa gestão de suprimentos e impressão na sua empresa e desafogar essa responsabilidade de eficiência do departamento de TI? Continue a leitura deste post!
1. Escolha bem seus fornecedores
Uma boa rede de fornecedores começa com uma pesquisa baseada não só em melhores preços, mas também em prazos, altas taxas de SLA (Service Level Agreement) e protocolos de qualidade.
Os acordos de nível de serviço (SLA) se referem ao que foi contratado e garantem que as impressoras estejam disponíveis para uso, a resolução de demandas seja eficiente e o índice de avarias seja mínimo. É preciso ainda:
- diversificar a rede de fornecedores para não se tornar dependente de uma única opção, principalmente em imprevistos;
- ter mais de um provisor para aumentar o poder de barganha da empresa;
- investir na integração entre a empresa e todos os demais agentes a fim de melhorar o fluxo de informação e, com isso, os resultados positivos;
- cultivar relações amigáveis entre todos os parceiros de negócio;
- adquirir materiais de qualidade garantida, com melhor rendimento.
2. Realize a gestão da impressão e do fluxo diário de materiais
Por meio de uma estratégia de impressão, é possível melhorar o fluxo de materiais e, com isso, reduzir consideravelmente os custos da empresa. O processo de mudança deve ser feito com base nos seguintes critérios:
- avaliação do parque de equipamentos;
- cálculo das despesas atuais do setor para efeito comparativo;
- definição dos objetivos de economia;
- implantação da estratégia escolhida em função dos objetivos delimitados.
Algumas ações devem ser tomadas para que a gestão de suprimentos tenha sua eficiência garantida:
Organize a infraestrutura
A integração é essencial para manter a organização na infraestrutura. Por meio de um hardware ou software, que distribuem a informação de todos os computadores para o parque de impressão, é possível manter um servidor que facilite a gestão de suprimentos, dos trabalhos e das máquinas. Entre as vantagens dessa adaptação, estão:
- as configurações e permissões de uso são comandadas de uma única máquina;
- os trabalhos são agrupados em uma ordem organizada de impressão;
- as informações sobre necessidade de suprimentos, erros de impressão, manutenção e atualização são centralizadas;
- os drives são instalados unicamente no servidor para que suas funções sejam compartilhadas entre a rede.
Controle a impressão
Com um software de bilhetagem de impressão, por exemplo, é possível acompanhar:
- taxas de desperdício;
- volume de impressão por setor, equipamento ou usuário;
- consumo das impressoras;
- necessidade de suprimentos ou manutenção;
- configurações padronizadas e propriedades de impressão;
- relatórios de quantidade de páginas impressas por usuário;
- senhas utilizadas pra liberar documentos;
- custo por impressão, departamento ou usuário;
- conteúdo impresso;
- impressoras mais utilizadas para realizar o rodízio entre os setores e, com isso, adiar manutenções;
- cota de impressão por usuário.
Reafirme o monitoramento
Com o método de impressão segura, que consiste em instituir uma autenticação manual na impressora para que o trabalho seja concluído, é possível aumentar a flexibilidade, já que o arquivo pode ser retirado em qualquer equipamento da rede, e reduzir o volume de papel não coletado das bandejas e, com isso, o custo ambiental do processo.
3. Utilize ferramentas tecnológicas
Com o advento da Internet das Coisas, é impossível realizar a gestão de suprimentos sem ajuda de soluções e ferramentas digitais.
Por meio do Digital Transaction Management (DTM), por exemplo, software de assinatura eletrônica de documentos, a empresa pode realizar a gestão automatizada de seus arquivos e reduzir o consumo de papel e insumos de impressão.
Existem, no mercado, diversos softwares que automatizam processos, como:
- demandas de serviço;
- solicitação de insumos;
- necessidade de manutenção, descarte ou substituição do equipamento;
- emissão de relatórios para comparação de produtividade, rendimento das máquinas, entre outros.
A empresa deve orientar seus processos e os de seus fornecedores por meio da tecnologia para que consiga atingir um nível de integração exigido pela nova configuração, impulsionada pela Indústria 4.0.
4. Terceirize serviços de impressão
O outsourcing de impressão é extremamente vantajoso quando, na empresa, há um grande volume de equipamentos, já que é possível obter garantias de manutenção, troca imediata das máquinas, backup, entre outros serviços adaptados conforme a necessidade do cliente.
É preciso fazer o levantamento da viabilidade dessa terceirização para que a empresa não tenha que arcar com custos de impressão por página (TCO) mais altos, um gerenciamento de suprimentos e softwares muito complexo, armazenamento inadequado e incidentes de TI difíceis de solucionar.
Isso porque quando o gestor opta por um parque de impressão próprio, além do investimento inicial com aquisição de máquinas, licenças de uso e outras ferramentas e suprimentos, toda a produtividade da organização fica dependente de uma assistência técnica, que nem sempre tem o mesmo comprometimento e índices de SLA que uma empresa terceirizada.
5. Avalie continuamente os resultados
A gestão de suprimentos e de impressão exige uma reavaliação regular, que deve ser programada num período de 3 a 5 anos e monitorada continuamente para verificar, de forma comparativa, a economia de escala obtida com a estratégia definida.
Por meio de relatórios, é possível destacar a eficiência do parque de impressão ou das decisões tomadas acerca da terceirização, desvios nos resultados relacionados à produtividade de colaboradores ou parceiros de negócio e o alcance das metas e objetivos planejados.
Para isso, utilize ferramentas de análise, como Matriz BCG, Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action) ou métricas de avaliação de desempenho (KPI — Key Performance Indicator): taxa de ociosidade das máquinas, velocidade na solução de problemas, taxa de disponibilidade de insumos, índice de manutenção por máquina etc.
Todo esse planejamento que embasa a gestão de suprimentos só é eficiente se a empresa reforça o conceito de consumo consciente de recursos. Quer saber como reduzir gastos com suprimentos e papel? Separamos um artigo especial para você!
