A gestão de documentos é um processo fundamental para as empresas, uma vez que integra os cuidados com a preservação dos dados e informações que fazem parte do seu histórico.
O uso da tecnologia tem sido cada vez mais recorrente no gerenciamento de informações, pois é muito relevante no sentido de facilitar o controle da documentação e proporcionar uma grande agilidade no processo de localização dos dados.
Se antes era preciso localizar os documentos de forma manual, hoje em dia há recursos tecnológicos que simplificam a rotina daqueles que gerenciam informações. Pensando em ajudar você a controlar as informações da sua empresa com eficiência, apresentamos, neste post, as melhores práticas para gerenciar documentos. Acompanhe as dicas a seguir e boa leitura!
1. Manter os documentos arquivados de maneira organizada
Antes de qualquer coisa, é preciso ter um local exclusivo e específico para fazer o armazenamento dos documentos. Em empresas que tenham um menor volume de dados, uma simples estante já pode ser uma excelente solução. Já para as organizações maiores, que tenham um volume grande de arquivos, uma boa alternativa é separar uma sala somente para isso.
O ideal é que se reúnam todos os documentos em um só lugar, pois, assim, não se perde tempo com deslocamento. Além disso, é fundamental agrupar os arquivos e organizá-los em pastas exclusivas. Há inúmeras formas para fazer isso: separar por temas, por datas, por clientes etc.
Pode-se, por exemplo, inserir em uma pasta apenas os documentos internos, em outra, os contratos, e mais uma para as notas fiscais.
Lembrando que, para facilitar ainda mais a tarefa de localizar os arquivos, sistemas de códigos de barras e etiquetas podem ser utilizadas na organização das pastas, como o código numérico, onde cada número se refere a um determinado tipo de documento.
2. Separar os documentos de acordo com o uso
É fundamental também criar uma lista para a gestão de documentos classificando aqueles:
- que devem ser guardados fisicamente: documentos que têm assinaturas, como contratos, por exemplo;
- que podem ser armazenados em formato virtual: as fichas cadastrais, por exemplo;
- que não há a necessidade de serem armazenados após a virtualização ou uso: cópias de documentos.
3. Investir na digitalização de documentos
O ideal é que se digitalize todos aqueles documentos que você precisa, principalmente os que serão guardados fisicamente. Além de contar com uma cópia extra, você ganha velocidade na busca e comodidade. Lembrando que a sumarização dos documentos e pastas não precisa seguir a mesma da guarda física.
Uma dica é criar a guarda fazendo uso de uma pasta na rede, por exemplo. No entanto, se você deseja ter total segurança e controle na sua gestão de documentos, o mais indicado é contar com um bom software, já que ele tem regras que vão ajudar na criação e manutenção de todo o acervo.
Priorize a eliminação de papel: após fazer a organização de todo o acervo físico e virtual, vários documentos não precisarão ser guardados depois da virtualização ou uso. Portanto, ganhe espaço eliminando-os.
Há vários tipos de arquivos que são cópias simples, isto é, não têm reconhecimento cartorário. Logo, podem ser digitalizados e eliminados. Os documentos fiscais também podem ser excluídos, desde que as regras de temporalidade sejam obedecidas. Nesses casos, é imprescindível que se verifique cada situação, evitando problemas futuros.
Por fim, uma ótima solução é criar uma rotina de digitalização. Para isso, providencie um porta arquivos para cada setor da empresa. Dessa forma, os colaboradores podem colocar os documentos que precisam ser digitalizados. Outra ideia é definir um horário específico para que façam isso, evitando que os funcionários parem o seu trabalho a todo momento.
4. Adotar uma gestão de impressão eficaz
Adotar o outsourcing é a decisão mais inteligente daqueles que não pretendem ter dor de cabeça com impressoras na empresa. Quem trabalha no ambiente empresarial sabe que o volume de documentos produzidos por dia é muito grande. São orçamentos, relatórios, balancetes, correspondências etc.
Além disso, cópias e mais cópias são feitas até alcançar o produto final. É tanto papel e tinta que fica quase impossível mensurar o verdadeiro trabalho realizado pelas copiadoras e impressoras, independentemente do tamanho da organização.
O outsourcing reduz todas essas dores de cabeça e traz inúmeras vantagens para a empresa. A partir da otimização do trabalho, o custo de impressão é diminuído significativamente. Sem contar que, a produção de documentos se torna mais protegida, já que as máquinas passam a trabalhar somente por meio de senhas, que são previamente definidas.
5. Delegar a responsabilidade de manter a organização para algum colaborador específico
Tão relevante quanto criar uma estrutura de fácil utilização é manter todos os arquivos e documentos em seus devidos lugares. Para tanto, é crucial fazer com que os gestores e funcionários sempre salvem as informações importantes para que possam ser encontradas pelos colegas posteriormente.
Alguém que tenha paciência e que seja um bom mentor pode ficar com a responsabilidade de propagar a equipe as boas práticas para manter a organização na biblioteca.
6. Apostar no armazenamento na nuvem
Apesar de não ser mais uma novidade, a computação em nuvem continua sendo indispensável para as organizações. Isso porque, a partir dela, é possível armazenar todos os arquivos importantes do negócio, sem precisar da memória do computador para isso.
A nuvem, portanto, traz maior mobilidade e flexibilidade ao trabalho. Isso porque os colaboradores podem ter acesso aos documentos de qualquer lugar, desde que tenham permissão para logar no programa usado e acesso à Internet. A empresa contrata o serviço, que fica responsável por garantir a segurança, atualização e manutenção, facilitando a rotina da contratante.
Embora tenha que ser feito um investimento inicial em um programa de qualidade, os custos, a longo prazo, quando comparados ao armazenamento físico, são consideravelmente menores.
7. Ter uma caixa de entrada
Para impedir que a bagunça e a desorganização retornem a sua empresa com o passar do tempo, é preciso desenvolver o hábito de checar todos os novos arquivos e analisar se é viável armazená-los.
Para isso, é fundamental que você faça uso de uma caixa de entrada para recolher todos aqueles documentos que chegam e, a partir disso, realizar a verificação do que deve ser feito com cada um deles.
Esperamos que todas essas dicas de gestão de documentos que foram abordadas aqui possam ser úteis para melhorar as tarefas da sua empresa. Para tanto, basta que elas sejam colocadas em prática o quanto antes. Não perca mais tempo e garanta organização e muito mais produtividade para o seu negócio!
E aí, gostou deste post? Então, aproveite a visita para ler também o texto “Controle de cópias e impressões: como realizá-lo de forma eficiente?” para aprender mais sobre o assunto!
