É muito comum nas grandes empresas que os serviços de impressão acabem tomando tempo demais do time de Tecnologia da Informação (TI). Isso é um erro grave, já que a equipe deixa de focar as atividades estratégicas — como ampliar o e-commerce — para se dedicar a serviços operacionais menos relevantes. Nesse contexto, as soluções de gerenciamento de impressão podem trazer respostas consistentes.
Para se ter uma ideia, em média, os pacotes de outsourcing desse segmento oferecem uma redução de custo de 30%, na comparação com as despesas com sistemas que usam impressoras próprias.
Antes de chegar ao CEO (Chief Executive Office) para apresentar uma proposta dessas, porém, será preciso reunir bons argumentos. Quer saber mais sobre como isso funciona? Então, leia neste post sobre as vantagens e reduções de custo desse modelo de gestão. Venha com a gente!
Manutenção e suporte permanente
Já pensou em mostrar ao CEO uma proposta bastante rentável e que ainda por cima vai livrar sua equipe daquelas enormes dores de cabeça que vêm quando uma impressora quebra?
Com o gerenciamento de impressão, os serviços de reparos estão inclusos no pacote. Isso significa uma redução expressiva no tempo de atendimento, já que a terceirizada providencia os consertos necessários ou a reposição do equipamento danificado, se for necessário.
Além disso, com essas parcerias, o uso de todo o sistema é feito com base nas recomendações dos fabricantes, seja de softwares, seja de hardwares. Assim, sem a utilização inapropriada pelos funcionários, o que é bem frequente, a tendência é que os problemas de manutenções emergenciais encolham de forma expressiva.
Outro benefício: os colaboradores da terceirizada que recuperam as máquinas são especialistas nisso. Mais um incentivo é que há uma programação para revisões preventivas. Dessa forma, também sofrem queda os gastos com aquisição de peças e acessórios, tema que abordaremos com mais detalhes ainda neste post. Confira!
Atualização tecnológica constante
Nesse modelo de negócio, a contratada propicia uma substituição periódica de toda a infraestrutura do parque de impressão. Desse modo, os equipamentos locados são substituídos por modelos mais modernos antes de ficarem obsoletos, sem despesas adicionais.
Assim, a empresa tem acesso a impressoras de ponta sem investir somas substanciais de dinheiro nisso. Também é possível aumentar o número de máquinas disponíveis, uma vez que a locação do sistema é mais barata do que a compra de equipamentos novos.
Fim do desperdício com peças e suprimentos
A terceirização do gerenciamento de impressão é capaz de resolver toda a gestão de suprimentos, com softwares para controlar o nível de utilização remotamente. Dessa forma, o cliente tem os insumos repostos com antecedência, sem ter que fazer aqueles burocráticos pedidos para novas aquisições.
Você já se sentiu injustiçado por receber cartuchos remanufaturados pelo mesmo valor de um cartucho novo, por exemplo? Esse é um problema que afeta muitos líderes na área de TI. Saiba que o gerenciamento de impressão também resolve esse drama, já que as provedoras trabalham somente com suprimentos originais e de marcas com credibilidade no mercado.
Isso tem um impacto indireto na redução de despesas, uma vez que cartuchos reutilizados são capazes de estragar as máquinas e de gerar impressões defeituosas. Por mais que os cartuchos remanufaturados passem por um processo de análise dos componentes e de limpeza — o que não ocorre com aqueles que são apenas abastecedidos — ainda assim existe o risco de eles danificarem as impressoras.
Afinal, a tinta pode vazar e comprometer a parte mecânica da sua máquina. Afora isso, tanto o cartucho remanufaturado como o abastecido podem causar falhas no papel.
Para se ter uma ideia, uma pesquisa feita pela Quality Logic a pedido da HP revelou que, em média, a cada dez cartuchos remanufaturados, quatro apresentaram problemas. Nesse levantamento, não foram detectadas intercorrências com os cartuchos originais.
Os fabricantes de impressoras autorizam outras empresas a comercializar os modelos autênticos. Nos contratos de gerenciamento de impressão, é muito comum que a troca desses suprimentos esteja incluída no pacote de serviços, o que evita dores de cabeça com a reposição.
Isso ajuda a evitar desperdícios, já que a compra dos insumos é feita de maneira planejada pela terceirizada, que reabastece o estoque em conformidade com o consumo dos clientes.
Aumento da eficiência do sistema de impressão
Com um gerenciamento de impressão terceirizado, problemas recorrentes como travamento de papel, manchas nas folhas, falta de tintas e erros de configuração em aparelhos praticamente desaparecem. Isso é o reflexo de um aumento da eficiência de todo o sistema de cópias e reproduções.
Com menor necessidade de reimpressões, suas despesas com papel, energia elétrica e tinta caem inevitavelmente. Em empresas com mais de mil funcionários, gastos como esses podem representar cifras bastante volumosas ao longo de um ano, por exemplo.
Controle de consumo por funcionário, período e setor
Se você acha que as pessoas na empresa imprimem sem necessidade, saiba que é bastante provável que você esteja certo. A questão do uso consciente do papel é muito importante, mas ainda está longe de ser uma realidade.
Nesse sentido, controlar esse consumo se torna um grande trunfo para colocar o gerenciamento de impressão no caminho certo. É aí que entram os softwares de gestão especializados que oferecem ferramentas para supervisionar o volume de impressões por usuário, por departamentos e por intervalos predeterminados pelo cliente.
Mais do que isso: é possível estabelecer limites de acionamento de impressões para cada um desses empregados ou setores. Para empresas que utilizam a impressão em grande escala — como supermercados que produzem panfletos diários de ofertas ou hospitais que trabalham com diagnóstico — o benefício financeiro com a redução do uso do papel é bem robusto, proporcional a essas tiragens.
Mesmo para empresas menores, ao longo do tempo, com a diminuição progressiva dos desperdícios, é obtida uma boa economia também. A implementação do outsourcing pode ser customizada de acordo com a realidade de cada negócio independentemente do porte ou do ramo de atuação.
Em outras palavras, você consegue configurar o sistema como bem entender: impedir a impressão de arquivos a partir de um número “X” de cópias ou páginas, barrar a impressão em cores ou de arquivos muito pesados, entre outros instrumentos tecnológicos restrição de uso.
Esses programas de informática também emitem relatórios didáticos sobre o histórico de utilização na sua empresa. Com base nessas informações, você consegue montar um cronograma para um aproveitamento mais racional do parque de impressão, de acordo com as atividades de cada setor.
Se você tem uma base muito extensa de clientes e envia boletos de cobrança, por exemplo, pode remover o volume desnecessário que encontrar em outra ala — como a de transporte, no qual a impressão não é tão urgente — e beneficiar as operações de fato dependentes da impressão, isto é, onde ela é realmente essencial.
Com o consumo mais moderado de toda a infraestrutura, sobrarão mais espaços físicos na organização, já que a necessidade de armazenamento de papel também será reduzida conforme a quantidade de impressões for encolhendo. Abaixo, confira um resumo dos principais benefícios desses contratos:
- filtros para autorização de diferentes tipos de uso: impede que um colaborador ou setor imprima em cores, por exemplo, mas libera as impressões em preto e branco;
- tetos para a quantidade de impressão e cópias de acordo com o departamento ou profissional;
- precisão na coleta de dados e velocidade de acesso a esse acervo, com pormenores sobre o consumo dos serviços.
Como você pôde perceber, o outsourcing do gerenciamento de impressão alivia muitos problemas na rotina corporativa. Assim, você reduz os custos, tem acesso à máquinas e suprimentos de ponta, amplia o número de máquinas disponíveis e, principalmente, acaba com a farra do uso descontrolado!
E então? O que achou do nosso post? Quer saber mais? Leia também este artigo sobre por que controlar as despesas de impressão por departamento! Até a próxima!
