Toda a demanda de impressão diária em uma empresa exige uma gestão de documentos, que se relaciona aos princípios da organização e da eficácia, a fim de que a informação esteja disponível para as pessoas certas, ao menor custo possível, visando uma tomada de decisões ágil, transparente e acertada.
Quando essa gestão é aliada à tecnologia, a produção e a manutenção documental são controladas de forma eficiente por meio da digitalização. Procedimentos rotineiros, como a guarda, a classificação, a transferência e a eliminação de documentos são, então, executados em softwares, computadores, dispositivos móveis e equipamentos específicos.
Como resultado, a empresa pode observar um aumento de produtividade, eliminação de perdas, extinção de extravio de documentos e aumento da segurança da informação.
Quer saber como sua empresa também pode se beneficiar com o GED? Continue a leitura deste post!
O que é GED?
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), também conhecido como ECM (Enterprise Content Management), é uma solução que permite o controle de documentos — textos, fotografias, imagens, sons, planilhas, entre outros — de forma física e digital, por meio de softwares instalados em hardwares e integrados a alguns equipamentos, como scanners.
Esses sistemas, além de digitalizarem os documentos físicos (Document Imaging — DI), permitem o controle de todo o ciclo de vida da informação eletrônica, desde a sua criação, compartilhamento, busca e recuperação até o seu descarte (Document Management — DM), a qualquer tempo, de forma facilitada.
Desse modo, transformam todo o legado documental da empresa em dados acessíveis para uma tomada de decisão mais sensata e baseada em informações relevantes.
Alguns softwares GED exercem a função de BPM (Business Process Management) e vice-versa, ou seja, controlam o workflow e realizam a gestão de processos, aliando aspectos funcionais de controle (principalmente de acesso) e escalabilidade.
Existem ainda tecnologias chamadas Forms Processing, que, por meio do reconhecimento automático de caracteres (ICR — Intelligent Character Recognition e OCR — Optical Character Recognition) transcrevem textos contidos nos documentos para os campos de formulários, com o objetivo de criar bancos de dados, eliminando a necessidade de digitação.
Por que investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
A implementação do GED não requer uma infraestrutura robusta, tanto para instalação da solução quanto para o armazenamento dos dados. Ademais, ela tem como principal objetivo a rastreabilidade das informações, permitindo aos usuários acesso rápido e controlado dos documentos.
Mas, além dessa facilidade, favorece alguns aspectos, como:
Produtividade
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz um ganho de eficiência principalmente pela digitalização, que reduz o uso do espaço físico, favorecendo seu aproveitamento para as atividades principais da empresa. Além disso, facilita o backup das informações, garantindo integridade e disponibilidade dos documentos.
Isso porque todos os documentos ficam concentrados numa única plataforma virtual e podem ser armazenados em servidores locais (on premise) ou em nuvem (cloud server), permitindo um acesso rápido e fácil aos dados desejados de qualquer lugar. Logo, o tempo ocioso gasto na busca de arquivos é convertido em tempo produtivo.
Economia
Grandes empresas podem economizar milhares de reais ao ano com o uso do GED. Essa vantagem financeira se dá por várias vertentes:
- inviabiliza a necessidade de um espaço físico, muitas vezes alugado, para a guarda de documentos;
- reduz a contratação de mão de obra para a execução de atividades como a organização documental — funcionários gastam de 40 a 60% do seu tempo em processamento de papel, metade desse período é utilizado na busca de informação;
- minimiza o tempo gasto na busca de dados — A PriceWaterhouse conduziu um estudo que consistia na busca de 20 arquivos num total de 20.000. Após 67 horas, foram encontrados 15 dos documentos solicitados, enquanto o sistema o fez completamente em menos de 3 segundos;
- elimina a perda de documentos — 7,5% de todos os registros de uma empresa são perdidos;
- otimiza o uso de papel e recursos de impressão — 34% de todos os arquivos de uma empresa são utilizados apenas por 5 minutos, resultando num enorme desperdício de papel (em média 21% do total adquirido);
- dispensa o uso de pesados arquivos para armazenamento de informações.
Agilidade
A conectividade do mundo atual obriga que as empresas assumam também aspectos de mobilidade para favorecer a sua eficiência.
Assim, além da agilidade na busca de arquivos, por meio do GED, os profissionais podem acessar, editar e compartilhar toda e qualquer informação necessária para realizar seu trabalho, independentemente de onde estiverem.
Segurança
Além de desburocratizar inúmeros procedimentos, o GED também minimiza e pode extinguir o extravio e a deterioração de documentos. Porém, a segurança é privilegiada ainda mais pela facilidade de controle do acesso às informações disponibilizadas no sistema.
Isso porque, por meio de uma gestão de identidade eficiente, é possível limitar o acesso aos documentos armazenados, com controle multifatorial ou apenas por senha, para privilegiar a entrada no sistema apenas a quem compete à visualização dos dados.
Como implementar e envolver as equipes nesse tipo de gerenciamento?
Uma boa solução em gestão documental deve se adequar à necessidade do negócio, sendo necessário conhecer os tipos de documentos e procedimentos em que eles estão envolvidos, a fim de gerar grandes impactos positivos após a implementação do modelo.
Organize o processo de digitalização
Defina uma equipe responsável pela organização dos documentos antes de eles serem incluídos no software de GED. Depois de digitalizar os arquivos, na medida do possível, selecione também aqueles que podem ser eliminados fisicamente.
Categorize os documentos no sistema
É preciso facilitar também a busca dos documentos no âmbito digital, por isso, organize-os no sistema com um método compatível com os requisitos de rastreabilidade assumidos como regra no projeto de gestão documental. Ou seja, a organização deve ser padronizada e estruturada para facilitar o trabalho e não burocratizar a gestão de arquivos.
Estabeleça níveis de acesso para os documentos
Crie perfis de acesso compatíveis com o nível hierárquico e de confiança da função exercida pelo profissional na empresa, pois existem documentos rotineiros, mas também aqueles cujo conteúdo é estritamente confidencial.
Ainda existem desafios comuns a qualquer projeto, que dizem respeito às mudanças de paradigma na cultura organizacional da empresa.
Além de entender as necessidades do negócio, fazer o levantamento do conteúdo que será gerenciado e envolver a TI no processo, é preciso garantir o uso das funcionalidades e o aproveitamento de seus benefícios pelos usuários da solução.
Durante o processo de implementação, esse envolvimento da equipe é fundamental: mesmo que a mudança gere impactos e resistência, é preciso salientar constantemente a importância do projeto na economia de recursos e o nível de produtividade que pode ser conquistado.
Essa melhoria, contudo, somente é possível por meio de um software de gestão documental, que facilite o GED e a busca do arquivo no momento em que ele se faz necessário.
Há 15 anos a Suprivix aluga e gerencia todo o processo de impressão para empresas. Entre em contato com a gente, podemos ajudá-lo em várias etapas dessa implementação!
