Escolher a melhor impressora para o escritório pode ser um desafio. Afinal, todos querem encontrar equipamentos que, além de atender às necessidades da empresa, tenham preços acessíveis, praticidade e sejam econômicos.
No mercado, o que não faltam são modelos e variações de impressoras com tamanhos, funcionalidades, cores, marcas e resoluções diferentes. Por isso, a busca pelo equipamento perfeito pode ser bem complexa para os empreendedores, principalmente àqueles que não conhecem as diferenças entre os modelos.
Pensando nisso, neste post, preparamos um guia para ajudá-lo a escolher a melhor impressora para o seu escritório, levando em consideração os resultados que você almeja e os valores que você pode investir. Confira!
As necessidades do escritório
A primeira pergunta que deve ser feita ao pensar na compra da sua impressora é: quais são as necessidades que eu preciso preencher com esse equipamento? Coloque tudo em uma lista e divida em tópicos.
Confira alguns dos itens que consideramos mais relevantes:
Volume de impressão mensal
Essa é a métrica mais importante, pois determinará o fator custo x benefício do equipamento escolhido. Procure verificar quantas remessas de papel, por mês, são compradas para a empresa e utilize esse valor como base para o diagnóstico.
Uma vez que os números tenham sido levantados, busque por equipamentos que tenham ciclos de impressões mensais maiores do que o volume de impressão do mês do seu escritório. Isso garantirá uma maior durabilidade do equipamento adquirido, evitando seu desgaste. Além disso, elimina as chances de transtornos como atolamento de papel ou defeito mecânico.
Resolução
É importante definir se no seu escritório a impressão de imagens com muitos detalhes, que exigem resoluções maiores, é essencial. Se sim, é fundamental observar, na hora da compra, se o equipamento tem Dots Per Inch (DPI), em português pontos por polegadas, com, pelo menos, 1200. Se não, impressoras com 600 DPI serão o suficiente para o seu ambiente de trabalho.
Formato de papel
Outro quesito importante é se, no seu escritório, você necessita imprimir diversos formatos de papel. Os modelos mais utilizados em escritórios são os A3 (grandes) e A4 (folha de ofício). Porém, se for necessário imprimir papéis especiais, como o couché ou o vegetal, é importante buscar por equipamentos que tenham este recurso.
Preto ou colorido
Impressões coloridas são um pouco mais caras do que as em preto. Por isso, é recomendável que, se não for necessária a utilização deste recurso, ele seja desativado dos equipamentos como um corte de gastos. Atualmente, muitas impressoras realizam impressões coloridas.
Multifuncionais
Na maioria dos casos, não há como fugir das impressoras multifuncionais. Afinal, os escritórios, geralmente, precisam fazer cópias e/ou digitalizações de documentos. Para isso, a multifuncional é a mais indicada, uma vez que permite que o fluxo de trabalho seja mantido sem interrupções ou transtornos. Nesses equipamentos há:
- copiadora — basicamente, sua função é copiar documentos físicos; disponíveis em modelos com jato de tinta e laser;
- scanner — permite a transferência de documentos para um computador; disponíveis em modelos com jato de tinta e laser;
- fax — usado para a comunicação entre dois locais; disponíveis em modelos com jatos de tinta e laser.
Versáteis, esses equipamentos têm funções importantes para escritórios de pequeno, médio e grande porte.
Conexões
Em alguns escritórios, as impressoras serão conectadas, diretamente, por um Wi-Fi. Por isso, ter uma infraestrutura para receber esse modelo é essencial para fazê-lo funcionar adequadamente e sem maiores problemas.
A flexibilidade é uma das principais vantagens da conexão sem fio, além de terem um índice de confiabilidade muito boa. As configurações também são mais flexíveis e elas têm compatibilidade com aparelhos eletrônicos, como tablets e smartphones.
Dessa forma, por meio de um aplicativo, é possível realizar uma conexão móvel com a impressora utilizando o Wi-Fi ou o Bluetooth e, consequentemente, mandar arquivos para a impressão.
Nem todos os modelos de impressora são compatíveis com essa tecnologia e nem todos os escritórios necessitam desse recurso. Porém, se você administra um grande negócio e precisa investir na segurança da informação, essa pode ser uma boa opção para considerar na hora de escolher o melhor modelo para o seu escritório.
Os tipos de impressoras
Laser
Impressoras a laser são as mais populares. Por meio de uma fonte de luz, elas utilizam um tambor rotativo para projetar a imagem e, depois, transferir o toner para o papel.
Confiáveis e rápidas, elas são ótimas na produção de textos com alta qualidade. Com uma memória e um disco rígido perfeitos para redes compartilhadas, elas não são recomendáveis para a impressão de fotos.
Seus custos mensais são razoáveis se comparados com outros modelos. Isso porque o valor do toner pode variar de acordo com o mercado, porém, elas têm um alto custo de aquisição.
Jato de tinta
Modelo mais comum em escritórios de menor porte, elas funcionam com tinta líquida e uma abertura pequena, como uma cabeça de alfinete. Por causa disso, elas imprimem imagens com alta resolução, sendo excelentes escolhas para a impressão de folhetos, folders, fotos ou gráficos.
Normalmente, elas têm um custo cópia maior comparada com as impressoras a laser, o que não é vantagem para escritórios que precisam lidar com volumes muito altos de impressões mensais.
O aluguel de impressoras
Uma segunda opção para você utilizar no seu escritório é o aluguel de equipamentos para impressão.
Terceirizar esse trabalho pode trazer algumas vantagens para o seu negócio. Uma delas é repassar a responsabilidade com o equipamento e, consequentemente, sua manutenção e reabastecimento dos suprimentos para a empresa contratada, tirando a carga extra de trabalho dos profissionais do seu negócio.
Além disso, caso haja problemas em algumas das impressoras, a empresa contratada deve disponibilizar um equipamento substituto enquanto o primeiro está em manutenção.
Economia com os suprimentos, gerenciamento de impressão, assistência técnica, manutenção preventiva e renovação de todos os equipamentos sem custos são outros benefícios do aluguel das máquinas. Porém, nem tudo é um mar de rosas e, é claro, esse não é o plano ideal para muitas empresas, principalmente, as de menor porte, com um fluxo de impressão baixo.
E sempre antes de fechar contrato com qualquer empresa terceirizada, confira opiniões de outros clientes nas redes sociais. Feedbacks e comentários do serviço prestado são um ótimo parâmetro para não se decepcionar.
Agora você já sabe como escolher a melhor impressora para o seu negócio. Analise todos os elementos mencionados no post e tome a melhor decisão para a sua empresa.
Se você gostou das nossas dicas, siga-nos nas nossas redes sociais e não perca mais nenhum dos nossos conteúdos. Estamos presentes no Facebook e no Instagram!
