Quando vamos abrir uma empresa, é aconselhável fazer um plano de negócios com a finalidade de mapear os custos fixos, variáveis e indiretos, além do lucro e investimentos previstos. Entre os materiais essenciais que devem estar no planejamento estão os equipamentos de impressão.
Afinal, é importante imprimir e arquivar boletos, contratos, comunicados para a equipe etc. Porém é só fazer uma pesquisa rápida na internet para perceber que existem vários modelos disponíveis. Para quem não conhece nada dos termos técnicos, tomar uma decisão pode ser um verdadeiro pesadelo.
Mas fique tranquilo. É possível encontrar o mais indicado para o seu negócio seguindo alguns passos. Por isso, listamos, neste post, algumas dicas importantes para descobrir qual é a impressora com o melhor custo-benefício capaz de atender sua demanda atual e futura. Confira!
Entenda suas necessidades
A primeira dica deve ser usada como norteadora para as demais. É preciso esclarecer que uma máquina mais barata não significa necessariamente baixa qualidade. Da mesma forma, uma impressora com valor elevado pode não ser tão interessante, pois você estará investimento em tecnologias que não são úteis para o seu negócio.
Se o uso será mais para impressões pontuais, não será preciso usar uma máquina superpotente, correto? Até porque, geralmente, elas ocupam mais espaço, custam mais e, caso haja algum problema, a troca da peça pode pesar consideravelmente no seu orçamento mensal.
Além disso, fatores como o tamanho dos documentos que você precisa imprimir (A4, A3 e outros), velocidade mínima por folha (ppm), uso de fax, disponibilidade física e necessidade ou não de acesso a rede ou wi-fi também devem ser avaliados.
Busque opiniões de consumidores
Não é difícil hoje em dia descobrir a satisfação dos consumidores na internet. Fóruns em sites e plataformas, como o “Reclame Aqui”, oferecem diversas experiências dos consumidores em relação a determinado produto. É possível descobrir também qual o tipo de suporte que cada empresa oferece a partir dos problemas apresentados.
No caso de impressoras, essa pesquisa pode ser decisiva. Se você fizer uma pesquisa rápida, vai encontrar diversas opiniões sobre o consumo de tinta, os problemas comuns do equipamento, o valor médio do cartucho e muito mais.
Claro que sua fonte principal de informações deve ser as especificações técnicas do produto. Portanto, deixe para realizar essa etapa mais para o final da pesquisa, quando já tiver decido as especificações que procura e restar apenas dúvidas sobre qual modelo ajudará mais nas atividades rotineiras da sua empresa.
Pesquise os principais fornecedores
Escolhidas as especificações dos produtos e as marcas mais adequadas, é hora de pesquisar sobre os fornecedores. Afinal, os toners e cartuchos de impressoras potentes não são encontrados tão facilmente com preços atrativos. É preciso buscar um local confiável para realizar a reposição.
Além disso, muitos modelos de impressoras não aceitam a reposição com material de segunda linha e esse deve ser outro ponto de atenção. Essa dica vai ajudar você a tomar a decisão quando colocar todos os custos na ponta do lápis.
Então, fique atento. No mercado, existem ao menos quatro tipos de cartuchos: os oficiais (da mesma marca das fabricantes), os compatíveis (fabricados por outras empresas, mas que são aceitos pelas impressoras das grandes empresas), os remanufaturados (que também são conhecidos como recondicionais) e os falsificados (ou seja, que copiam os originais).
Analise o custo de manutenção
Já pensou se sua impressora estraga e você tem que se virar para dar conta da demanda de documentos enquanto junta dinheiro para pagar o conserto? Ou, ainda, tem que lidar com o problema de cartuchos que entopem quase semanalmente? Saiba que isso pode acontecer em sua empresa e quando esse cenário é quantificado, dá para ver que o prejuízo é ainda maior.
Por isso, pesquisar sobre os tipos de problema mais comuns do equipamento, a periodicidade das manutenções programadas, o tempo de garantia e, até mesmo, se tem algum profissional em sua cidade que faz esse tipo de serviço é algo importante a se considerar.
Se sua busca for por opções top de linha, fique sabendo que muitas multifuncionais são vendidas com softwares que ajudam no gerenciamento do scanner e da máquina. Esse também pode ser um diferencial na tomada de decisão.
Defina o tipo de material
Você precisa ter algumas questões em mente. Vamos começar pela qualidade: é esperado que a impressora produza um documento para ser arquivado por muito tempo ou apenas para um curto período? Se sua empresa trabalha com contratos longos, o ideal é investir um pouco mais para não correr riscos.
Agora, reflita sobre quem terá acesso aos papéis: algum material será entregue para o cliente? Se sim, pode ser interessante uma multifuncional com mais recursos, pois não se pode fazer feio diante do seu público. A mesma lógica se aplica para os materiais promocionais espalhados pela loja.
Considere o outsourcing como opção
Se você já fez todos os passos e mesmo assim considera que o valor de investimento está muito acima do que sua empresa suporta no momento, saiba que não está sozinho nesse barco.
Muitas organizações têm optado pelo aluguel de impressoras, scanners, multifuncionais e equipamentos ligados à impressão, que pode ser implantado em pequenos, médios ou grandes negócios. Essa prática é conhecida como outsourcing e está se popularizando cada vez mais, devido aos benefícios proporcionados.
Toda aquela preocupação com a gestão de compra de peças, instalação inicial, compra de suprimentos e manutenção das impressoras agora será responsabilidade de uma empresa terceirizada. Isso sem contar que a produtividade do setor de TI aumenta consideravelmente. Uma maravilha, não é verdade?
Neste post, deu para ver que a compra de materiais para montar sua empresa não deve ser baseada apenas no valor do produto, correto? Com as dicas apresentadas, será possível investir corretamente e garantir que os processos não sejam interrompidos por falta de uma impressora.
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