A gestão de compras tem uma grande importância na eficácia dos processos organizacionais e nos resultados de um negócio. Isso acontece porque o custo do estoque pode representar até metade das despesas de uma empresa, segundo a Câmara de Comércio Brasil – Estados Unidos (Amcham).
Para gerar valor, as empresas precisam vender mais, gastar menos ou otimizar o uso dos seus recursos. Em qualquer uma das opções, a gestão de compras pode ser a ligação que garante a eficácia, na medida em que, quanto melhor for a compra, maior pode ser a margem de lucro.
Confira nossas dicas e saiba como é possível otimizar a gestão de compras de suprimentos para garantir a competitividade do seu negócio!
Realize um diagnóstico preciso
Prever a demanda de insumos e materiais é uma tarefa difícil, que envolve grande poder de observação, dados estratégicos de processos, informações sobre históricos anteriores de consumo e vendas, controle de estoque eficiente e gestão de compras eficaz.
A precisão dessas informações é primordial para que a necessidade seja suprida conforme a demanda. Uma gestão baseada em just in time pode evitar o uso de capital sem necessidade, manter estoques parados que oneram os custos da empresa e o desvio de mercadorias.
Por isso, o primeiro passo para uma gestão de compras bem-sucedida é determinar a quantidade certa a ser consumida. Nesse sentido, o ideal é monitorar continuadamente o fluxo de materiais para que as aquisições sejam feitas somente quando necessário.
Conhecer bem os processos no negócio também é importante, já que possibilita saber o momento certo para a reposição de insumos.
Otimize a gestão de estoque
A gestão de estoque também é uma peça-chave para efetivar essa eficácia. O setor de compras somente pode realizar novas aquisições quando for apontada baixa disponibilidade do item no inventário.
Se o estoque não for bem controlado, a empresa corre o risco de comprar uma quantidade excessiva, perder material por obsolescência, onerar o seu fluxo de caixa e arcar com altos custos de manutenção.
Faça a gestão de fornecedores
A relação com fornecedores também deve ser privilegiada: com uma parceria benéfica, a empresa pode negociar melhor os preços, formas de pagamento e prazos de entrega.
A escolha desses fornecedores é o primeiro passo para a parceria estratégica e deve acontecer paralelamente ao levantamento das necessidades do negócio, sempre visando garantir uma relação pautada na confiança.
Também é preciso fazer cotações de preços, considerar um fornecedor ideal para cada tipo de mercadoria e avaliar quanto ele está disposto a negociar, em relação a valores, formas e condições de pagamento, principalmente para não comprometer o capital de giro da empresa.
A eficiência na logística de distribuição garante ainda que os prazos para entrega aos clientes sejam cumpridos. Por isso, é preciso saber se o fornecedor tem capacidade de atender às necessidades do negócio de forma ágil, principalmente em emergências.
Automatize processos
Com tecnologia, é possível integrar informações estratégicas que facilitam o controle das vendas, do estoque e da gestão de compras.
Existem no mercado softwares de gestão que controlam os pedidos de compra, transferem os valores a serem pagos para o departamento financeiro e replicam o lançamento das quantidades para o estoque, por exemplo.
Além disso, gerenciam a carteira de fornecedores, com informações de contato, preços praticados em aquisições anteriores e formas de pagamento mais utilizadas. Esses dados facilitam a emissão de documentos fiscais e melhoram a prestação de contas da empresa com o governo, principalmente relacionado aos impostos recolhidos.
A importação da nota pelo arquivo XML ainda evita que a empresa disponibilize pessoal para a digitação das informações de compra no sistema. Dependendo do tamanho da empresa, a automação dos processos de compras também pode evitar a perda de dados ou a diferença nos resultados.
Por isso, é altamente recomendável que a empresa faça as suas cotações de forma automatizada. Dessa forma, é possível facilitar as tomadas de decisão dos melhores fornecedores e momentos de aquisição.
Crie mecanismos de controle
É preciso criar mecanismos de controle para monitorar o uso dos insumos e materiais adquiridos. Isso pode ser feito por meio de sistemas, de forma automatizada. Para insumos de impressão, por exemplo, existem softwares de bilhetagem que ajudam os gestores a monitorar todas as impressões efetivadas na empresa, o setor onde aconteceu, quando foi realizada, por quem e o seu conteúdo.
Esse tipo de controle, além de reduzir os gastos que seriam necessários, ainda obriga os usuários a utilizarem os equipamentos da empresa de forma responsável, sem desperdício.
Integre o setor de compras aos demais setores
Assim como o setor de compras deve trabalhar em função das informações apuradas na gestão de estoque, a equipe de vendas também precisa ser integrada a esse fluxo de dados.
Com essa integração, os gestores podem apurar de forma mais precisa as quantidades necessárias para o processo produtivo. No varejo, por exemplo, podem determinar quais produtos vendem mais e podem ter estoques maiores. Também é possível verificar aqueles que tem baixo giro e não podem ser adquiridos com frequência.
Essas informações são importantes para colocar ações de venda em prática, como promoções que aumentem a receita da empresa, como upsell e cross-sell.
Na gestão operacional, em que os insumos usados também precisam ser controlados, é preciso observar qual setor utiliza mais esses recursos. Dessa forma, pode-se planejar um treinamento que viabilize o uso mais consciente por parte dos colaboradores, por exemplo.
Como foi possível observar, quando a empresa efetiva a otimização da sua gestão de compras, todos os demais departamentos são privilegiados. Além disso, é possível reduzir os custos com a manutenção de estoques, garantir processos mais eficientes e evitar a necessidade de espaço físico para alocar materiais.
Em uma empresa, o processo de impressão pode onerar o fluxo de caixa, uma vez que a falta de controle não impede o uso desmedido dos recursos disponíveis. Não adianta uma gestão de compras eficiente se esse comportamento não puder ser monitorado.
Vale ressaltar que é importante contar com uma empresa de sistemas de impressão para otimizar a gestão de compras e tornar o processo mais facilitado
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