Não há dúvidas de que as empresas de outsourcing de impressão são cruciais para ambientes de trabalho que querem produtividade e eficiência. No entanto, da mesma maneira, se os serviços da empresa não estão suprindo bem as necessidades do escritório, você pode começar a ter problemas graves.
A verdade é que, apesar de se tratar de um serviço terceirizado, o fornecedor precisa ser um verdadeiro parceiro da sua empresa. Propor soluções inovadoras e gerar redução de custos são apenas alguns dos seus papéis, mas é necessário muito mais que isso para que o escritório seja realmente beneficiado pelo serviço.
Quer descobrir, afinal, se está na hora de trocar de empresa de outsourcing de impressão? Então nos acompanhe neste artigo e confira alguns dos pontos fundamentais que precisam ser avaliados por você na hora de avaliar se é preciso mudar o fornecedor desse serviço.
Custos altos com baixo retorno
Se a empresa em que você trabalha investiu em um outsourcing de impressão, é provável que esteja buscando por economia em manutenção de impressoras e eficiência em todo o processo. Porém, se está claro que estão pagando caro por um serviço que não está entregando tantos benefícios assim, é hora de reavaliar a parceria.
Fazer uma análise periódica, contabilizando a redução de custo que a empresa contratada realmente está gerando, é crucial. Além disso, se você identificou que, mesmo com a terceirização do serviço, o escritório ainda está gastando muito com desperdício de material e não há um controle dos gastos, certamente está na hora de procurar outra empresa que forneça o serviço.
Falta de suporte técnico adequado
Quando a impressora do escritório dá problema, atrasa o trabalho de muita gente e o prejuízo pode ser grande. Não à toa, um dos principais critérios ao optar pelo aluguel de impressoras precisa ser a rapidez no suporte e o auxílio necessário para resolver qualquer problema.
Se você está em dúvida sobre o trabalho da atual empresa nesse quesito, faça uma avaliação levando em consideração a atenção que ela concedeu nos momentos em que o escritório precisou de suporte. Avalie também se ela faz manutenções preventivas e análises periódicas.
Gestão de demandas ineficiente
Um dos papéis das empresas de outsourcing de impressão é atender à demanda da empresa sem que ninguém precise se preocupar se está faltando material ou se algum equipamento está com defeito. Porém, se a equipe de TI do escritório vive dando conta de pequenas faltas, esse é um forte sinal de que o fornecedor das impressoras não está dando conta do serviço.
É importante ter em mente que é responsabilidade da terceirizada elaborar uma estratégia de gerenciamento eficiente, levando em consideração as necessidades de impressão do escritório e agindo de modo preventivo para evitar déficits e problemas. Se a fornecedora tem um gerenciamento eficiente, possui uma rotina definida para reposição de material e troca de equipamentos.
Falta de atualização tecnológica
A grande vantagem de investir na terceirização das impressoras é justamente a possibilidade de ter equipamentos recentes, com tecnologia atualizada e que atendam bem às necessidades da empresa.
Uma coisa é fato: todo fornecedor que está realmente preocupado com a eficiência oferece atualização tecnológica recorrente. A Suprivix, por exemplo, proporciona não só a possibilidade de ter um parque de impressora padronizado e otimizado, mas também uma atualização de equipamentos periódica de acordo com as necessidades do escritório.
Ausência de soluções e gestão de metas
Não adianta ter o contrato com uma empresa se ela não estiver preparada para oferecer mais do que equipamentos e insumos. É fundamental que ela consiga proporcionar soluções inteligentes e integradas, garantindo que toda a gestão de impressão possa ser realizada em conjunto.
Aliás, se a terceirizada não apresentar quais são as metas a curto e longo prazo de maneira clara, pode ser que sua empresa esteja lidando com um serviço de baixa qualidade. É crucial que a empresa contratada esteja engajada em reduzir custos e demonstre dados que comprovem isso.
Além do mais, verifique se ela tem condições de acompanhar o projeto em todas as etapas, seja no planejamento, na instalação dos equipamentos ou no acompanhamento de todo o processo por meio de relatórios e dados.
Comunicação ineficiente
Se você tentou entrar em contato a terceirizada de impressão e não conseguiu, esse é um forte sinal de que você precisa mudar de fornecedor. Afinal, o segredo para uma parceria que traga resultados positivos para o escritório é a comunicação.
Ao escolher dentre as opções de empresas de outsourcing de impressão, opte por aquela que ofereça não apenas comunicação por telefone, mas também um atendimento virtual efetivo com suporte remoto.
Falta de métricas de SLA
O Service Level Agreement (SLA), também conhecido como Acordo de Nível de Serviço em português, é a garantia de que a terceirizada oferecerá um serviço de qualidade e suporte em todo processo de instalação das impressoras dentro da empresa. É nesse documento que estarão registrados todos os serviços que a empresa de outsourcing de impressão está se comprometendo a entregar.
Apesar de ser fundamental em qualquer contrato da área de TI, empresas pouco profissionais não oferecem esse tipo de garantia nem fornecem relatórios claros sobre o trabalho que estão realizando. Isso pode gerar atritos e até mesmo problemas graves para a empresa que contrata, já que não haverá nenhum documento de garantia do que foi acordado.
Se você quer um serviço eficiente, deve fugir de terceirizadas que não trabalham com contratos claros e relatórios. O SLA garante não só que você está recebendo realmente o serviço que contratou, mas também que todo o relacionamento entre a empresa que você trabalha e a contratada será transparente e seguro.
A empresa em que você trabalha está passando por alguma das situações que citamos? Então está mais do que na hora de rever o contrato e fazer uma nova escolha. A Suprivix é uma das principais empresas de outsourcing de impressão do mercado e está pronta para proporcionar processos eficientes e uma redução de custos significativa. Entre em contato com a gente e faça um orçamento personalizado.
