Todo líder que atua em uma empresa e se preocupa com a melhoria contínua da gestão empresarial, independentemente do seu cargo, em algum momento vai precisar dedicar um tempo para compreender um pouco mais sobre a gestão de processos. Mas, afinal, o que é isso?
Trata-se de uma metodologia de gerenciamento de tarefas que pode ser aplicada em inúmeros contextos. A grosso modo, ela se baseia em uma visão sistêmica do negócio que integra as várias partes do todo, considerando as relações entre elas. O principal foco é alcançar os objetivos da empresa junto à maximização da produtividade, da qualidade e da inovação.
A gestão de processos deve ser bem feita para trazer um diferencial competitivo para a empresa. Por isso trouxemos algumas dicas para que você possa planejá-la e executá-la da melhor forma. Confira e aproveite! Boa leitura!
1. Faça um mapeamento dos processos
Apesar de os envolvidos na produção já conhecerem uma boa parte do processo, é indispensável que se faça um mapeamento formal de todas as tarefas relacionadas. Com uma visão macro, fica mais fácil identificar os possíveis problemas.
Alguns exemplos são gargalos e erros na linha de produção para conseguir direcionar o foco da gestão na busca de soluções. Sem contar que a documentação de processos auxilia muito na orientação de novos profissionais e, até mesmo, na discussão a respeito da possibilidade de alterações focadas em melhoria.
Você pode desenhar, esquematizar e fazer infográficos, tabelas, entre outros, para uma compreensão melhor de como as atividades da empresa funcionam, tanto conjunta quanto isoladamente. Acontece que, na prática, esse procedimento se torna bem complexo.
Então, o mais indicado é que se reúna o time e trabalhe com eles para informar a que passos caminham os processos, atribuindo a um responsável a junção das informações e a análise após essa dinâmica.
2. Alinhe a gestão de processos com a visão estratégica da empresa
Todo processo corporativo precisa estar alinhado com os objetivos ou estratégias do negócio. Executar um que não vai agregar valor para a empresa é um grande desperdício de tempo, de esforço e de dinheiro.
Então, é importante que o gestor do processo conheça os resultados gerados e que avalie a vantagem que ele vai trazer para a gestão do empreendimento.
Os processos corporativos devem dar suporte para a ascensão dos propósitos da empresa. Portanto, eles precisam ser realizados, mapeados e alinhados às estratégias do negócio.
3. Defina as métricas e os indicadores
É só a partir da análise de dados que o gestor vai saber se o processo conseguiu trazer os resultados esperados para a empresa. Dessa forma, é essencial a definição de métricas para que se possa medi-las no decorrer da execução do processo e também para analisar os resultados gerados.
A gestão de um processo sem indicadores claros e definidos para o gestor é totalmente ineficaz, uma vez que jamais poderão ser identificados fatores negativos e positivos das ações feitas e não será possível saber se tudo está caminhando em sinergia com as estratégias do negócio.
Os indicadores vão ajudar a compreender, de uma forma segura e rápida, se as ações realizadas estão proporcionando os efeitos tão desejados.
Lembrando que os índices precisam ser escolhidos de forma cuidadosa para entender as reais necessidades da empresa e promover uma avaliação contínua e precisa das tarefas como vendas, compras etc. A análise histórica de tais números é indispensável para o bom desempenho da gestão.
4. Identifique onde é possível melhorar
A gestão de processos vai precisar ser constituída de modo a evitar o retrabalho, a perda de eficiência e o desperdício de esforços.
Dessa maneira, as oportunidades de melhoria precisam ser identificadas e podem ser buscadas a partir de quatro princípios básicos: a simplificação, o incremento, a eliminação de atividades onerosas ou repasse para terceiros e a automatização.
5. Monitore os custos
Um gestor de empresa que realmente se preocupa em manter o negócio no caminho certo está sempre atento aos custos. Ao analisar os controles financeiros, é possível ver exatamente o que anda acontecendo.
Para garantir que o empreendimento esteja performado de forma correta, o ideal é acompanhar as contas. Isso vai exigir ferramentas adequadas de gestão e muita disciplina dos profissionais que são responsáveis pelo lançamento das operações financeiras.
É importante, nesse ponto, destacar que não apenas a parte contábil precisa estar bem cuidada, mas também os dados gerenciais e comerciais. É observando e analisando essas informações que a estratégia da empresa deverá ser montada.
6. Trabalhe a mudança de cultura
Uma mudança cultural deve ser implantada na organização assim que se começa a trabalhar com a gestão de processos. Não é apenas alterar o modo de fazer o trabalho implementando à revisão das tarefas, mas sim investir em treinamentos e levar todos a se acostumarem de maneira efetiva em um envolvimento maior com as atividades e um senso autocrítico mais desenvolvido.
Em razão disso é que a gestão de processos precisa ser instituída no empreendimento de forma gradativa e planejada.
Lembrando que a falta de um bom gerenciamento de processo leva a empresa a perder competitividade no mercado, comprometendo a sua sobrevivência. Quando uma política organizacional séria não é adotada, dificilmente os colaboradores vão estar familiarizados com esses métodos.
Esse é o tipo de resultado que nenhuma empresa deseja, por isso, é fundamental reconhecer as falhas e evitar erros que possam trazer prejuízos. Veja alguns dos mais relevantes para que você não comprometa o seu fluxo de trabalho:
- processos divergentes: é imprescindível que todos os setores estejam alinhados, que se comuniquem de forma adequada e que trabalhem de maneira integrada. Assim você vai impedir retrabalhos e pontos que podem acabar prejudicando os resultados;
- pouca informação para análise: sem um diagnóstico preciso e completo dos fluxos da empresa e com poucos dados sobre a gestão, não se consegue concluir o que deve ser feito. É fundamental, portanto, gerir as informações adequadamente;
- atuação inflexível: a implementação da gestão de processos sempre vai exigir mudanças. Por isso, de nada vai adiantar manter tudo sendo feito da mesma maneira. É necessário considerar que, para atingir efeitos robustos, deve-se atuar com flexibilidade;
- pouco investimento em automação: é praticamente impossível pensar em gestão de processos sem investir em automação. Hoje em dia, a tecnologia tem sido quesito fundamental para as organizações que desejam conquistar o sucesso no mercado.
Enfim, o trabalho com a gestão de processos, sem dúvidas, vai ampliar a visão do seu negócio sobre todas as etapas da produção, por esse motivo, a sua implantação implica observação constante da organização de qualquer prática dentro do empreendimento, compreendendo os impactos a serem causados em todo o processo.
E aí, o que achou das dicas para executar a gestão de processos da melhor forma? Gostou? Ficou alguma dúvida? Então deixe o seu comentário no post e compartilhe conosco e com os nossos demais leitores!
