Na tentativa de economizar, muitos empresários promovem cortes em itens básicos para o dia a dia do escritório, como cadernos e impressões. Entretanto, a maioria desconhece ou ignora o impacto que os cuidados para armazenamento de papel tem no caixa da empresa.
Com a emissão de notas fiscais, assinatura de contratos e divulgação de documentos e avisos gerais, é comum que o gasto com impressões seja bastante alto no final do mês, certo? Diminuir o consumo de papel é uma maneira de gerar economia nesse setor. Porém, sem tomar os cuidados necessários com o armazenamento do papel, você corre o risco de levar prejuízo.
O papel mal armazenado pode resultar em
- desperdício de recursos;
- problemas na sua impressora;
- perda de documentos importantes;
- acúmulo de poeira e umidade;
- desenvolvimento de fungos;
- e até incêndios, entre outros tipos de acidente.
Por isso, nesse artigo, listamos cinco cuidados para armazenamento de papel que você deve tomar para gerar economia na sua empresa. Confira e comece já a aplicá-los!
1. Seja cauteloso no transporte
Para começo de conversa, é importante reforçar que os cuidados com o armazenamento de papel começam já no transporte, muito antes de você começar a usá-lo de fato.
Empilhamentos inadequados e batidas violentas na condução podem danificar as embalagens, provocar rasgos e amassados, além de expor seu papel a materiais corrosivos. Por isso, certifique-se de que o transporte vai ser realizado de forma cuidadosa.
Na hora de organizar a condução da mercadoria, cheque se as pilhas não estão muito grandes, pois isso pode danificar os pacotes que estão na base. Observe também se elas estão estáveis ao ponto de não desabarem caso o veículo dê uma freada brusca ou sofra algum tipo de colisão.
Mas os cuidados no transporte do papel não terminam aí. Na hora de descarregar sua encomenda, pegue as caixas e pacotes da maneira correta: por baixo, apoiados nos braços. Nada de segurar seu papel pelas beiradas do pacote ou por aquele pedaço de lacre que muita gente transforma em uma alça improvisada, correndo o risco de derrubá-lo a qualquer momento, hein?
2. Evite a exposição ao ambiente
Feito o descarregamento, é importante que você armazene o papel em um local protegido de fatores ambientais como luz, umidade, vento e calor.
Lembre-se que o papel é um recurso delicado. Uma vez danificado, o estrago é para sempre e, mesmo uma exposição pequena, como um respingo de água, pode provocar um dano tremendo e irreversível.
Para evitar acidentes desse tipo, estoque o seu papel em um lugar fechado e plano, como um galpão ou um arquivo. Dessa forma, enquanto o ambiente fechado protege suas folhas dos fatores ambientais já mencionados, o ambiente plano se certifica de que não haverão amassos e outros problemas.
As dicas para empilhamento também se aplicam nesse momento, ok? Fique atento ao tamanho das pilhas e à sua estabilidade. Afinal, além dos casos relacionados ao ambiente, existem outros fatores de risco, como um funcionário desastrado que pode esbarrar sem querer e espalhar todas as folhas pelo escritório!
3. Mantenha seus documentos organizados
Se você diminui o número de novas impressões mas continua fazendo cópias de documentos antigos, você não tem economia, mas uma máquina de queimar dinheiro.
Diminuir os gastos é apenas uma ponta do processo, está bem? A outra é preservar as folhas já utilizadas para que elas durem o máximo de tempo possível!
Para isso, recomendamos que você siga os mesmos cuidados de armazenamento que teria com um pacote de papel novo: mantenha tudo em um arquivo ou galpão fechado e plano.
E lembre-se, por mais resistente que uma folha seja, nenhum tipo papel foi feito para ser manuseado o tempo todo. Muitos papéis, inclusive, desgastam-se ao mais delicado toque dos dedos. Por essa razão, organize seu arquivo e utilize post-its, marcadores e etiquetas.
Assim, fica fácil identificar a localização de documentos importantes e você não precisa folhear pilhas e pilhas de papel para encontrar um documento específico.
4. Preserve a embalagem do papel
A primeira coisa que a maioria das pessoas faz ao abrir um novo pacote de papel é jogar a embalagem no lixo, colocar algumas folhas na bandeja da impressora e jogar o restante em uma mesinha ao lado. Que o digam as pilhas e pilhas de sulfite espalhadas em escritórios de todo o país!
Se você também faz isso, ouça com atenção: a não ser que você vá usar tudo imediatamente, não descarte a embalagem, tudo bem? Ela é feita para proteger o seu papel da umidade e de outros fatores que podem alterar as características naturais do produto e afetar sua qualidade permanentemente.
Retire apenas a quantidade que for utilizar no momento e retorne as demais folhas ao pacote, de preferência lacrando-o e colocando-o de volta ao local de armazenamento. Assim, suas folhas ainda parecerão novas meses após o pacote ter sido aberto.
5. Leia as instruções do fabricante
Essa é uma das dicas mais importantes e também uma das mais negligenciadas. Afinal, sejamos honestos: o papel não é lá um objeto muito complexo. Se uma criança pequena consegue pegar uma folha e utilizá-la perfeitamente, por que você precisa ler as instruções do fabricante?
Bom, em primeiro lugar, porque existem vários tipos de papel, cada um com uma gramatura, textura, tamanho e funcionalidade diferente. Ler as instruções é importante para se certificar de que você está usando a folha certa para uma finalidade específica. Você não quer desperdiçar um pacote de couché em uma impressora que nem aceita esse tipo de papel, por exemplo, né?
Em segundo lugar, porque os fabricantes são as pessoas mais indicadas para te ensinar os cuidados de armazenamento com um determinado tipo de papel. Não é à toa que eles apontam na embalagem todas as características da folha, o uso para o qual ela se destina e até a temperatura adequada de armazenamento.
Antes de ignorar essas informações, pense que segui-las pode ser a diferença entre a economia e o prejuízo.
Depois de todas essas dicas, esperamos que você tenha compreendido a importância dos cuidados para armazenamento de papel para gerar economia na sua empresa.
Por fim, vale lembrar que comprar papel em grandes quantidades pode ser mais barato agora, mas talvez não seja uma boa ideia a longo prazo.
Papel armazenado por longos períodos de tempo se deteriora. O ideal é que você compre apenas a quantidade suficiente para consumir em um mês e que não ultrapasse o tempo de armazenamento de três meses, combinado?
Agora que você já sabe quais são os cuidados para armazenamento de papel, é só seguir as dicas e começar a economizar!
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