Quando alguma impressora quebra, o gestor de Tecnologia da Informação (TI) é fortemente cobrado para tomar uma providência, não é mesmo? Isso sem falar na necessidade de reduzir os custos, e do fato de que muitas pessoas imprimem desnecessariamente. Se esses problemas o afligem, você deve providenciar um bom controle de cópias e impressões.
Mas, afinal, por que as empresas estão investindo em profissionalizar esse setor? É porque um sistema de supervisão desses serviços traz inúmeras vantagens:
- redução de custos;
- diminuição do uso do papel;
- mais segurança para a circulação de informações;
- arquivos devidamente organizados;
- rapidez para achar documentos;
- velocidade para solucionar os problemas técnicos, entre outras recompensas.
Ficou interessado? Então, veja neste post dicas de boas práticas para realizar um controle eficiente de cópias e impressão. Venha com a gente!
Levante os gastos por departamento
Se você fica na dúvida de por onde começar, uma dica é iniciar pelo cálculo das despesas de impressão por departamento. Com esses dados em mãos, você pode apontar para a diretoria quais são os setores mais “gastões”. Mais do que isso, pode sugerir campanhas de conscientização ambiental junto a esses funcionários. Quem sabe até bônus para os usuários que mais reduzirem a utilização dos serviços?
Ao saber quanto cada setor da companhia gasta com impressão, será viável avaliar se o uso está realmente dentro dos parâmetros necessários às atividades da empresa. Talvez você descubra desperdícios que nunca pensou que aconteceriam.
Um setor de cobrança, por exemplo, que emite boletos para os clientes, pode até ter um volume maior de documentos impressos. Já uma linha de produção não precisa ter despesas tão altas com impressão, não é mesmo? Dessa forma, ao conhecer o consumo em cada área da organização, muitas outras informações surgirão para ajudar você a dar os outros passos estratégicos.
Uma etapa importante para conquistar um controle de cópias e impressões eficaz é conseguir uma boa queda nos custos da empresa nessa área. Você sabe bem: sem mostrar resultados para a direção, em pouco tempo, o comando da empresa pode suspender as suas estratégias para aprimorar esse setor.
Por isso, ainda antes de ter em mãos os resultados da pesquisa de gastos por departamento, que mencionamos no tópico anterior, é bom que você já comece a tomar algumas providências para fazer essa conta cair.
Reduza os custos e apresente resultados
Por exemplo, peça que os usuários prefiram fontes mais finas e menores para consumir menos tinta e papel. São considerados tipos econômicos os estilos Gothic, Arial e Times New Roman. Mais uma dica: recomende às equipes serem moderadas com o uso do negrito.
Garantir a qualidade de cartuchos e toners é mais uma fase do gerenciamento de impressão que precisa ser observada. Afinal de contas, insumos ruins podem causar danos aos equipamentos.
Além disso, quando as impressões saem com defeitos, os profissionais não hesitam em mandar imprimir de novo. Você sabe como isso funciona! Pode atrapalhar seus planos de mostrar resultados, isto é, de diminuir as despesas com reprodução de documentos.
Também é essencial pensar em um consumo consciente da cópia colorida. Os documentos em cores devem ser impressos apenas quando as tonalidades diversificadas realmente fizerem a diferença para o trabalho. Explique ainda aos colaboradores que rascunhos devem ser usados em frente e verso.
Mais um item na checklist para reduzir os custos com a impressão são os cuidados com o armazenamento de papel. Pode até parecer bobagem, mas a umidade e a poeira podem danificar as folhas e até as impressoras. E os prejuízos de uma guarda indevida desse material podem ser maiores, como a perda de arquivos importantes ou até mesmo a ocorrência de incêndios.
Outro conselho é instruir muito bem os funcionários sobre como manusear as impressoras para evitar os travamentos de papel, que resultam em páginas desperdiçadas e falhas nas máquinas.
Garanta a infraestrutura para um bom fluxo de trabalho
O principal objetivo de iniciar um programa de gerenciamento de impressão é assegurar que os serviços andem sem nenhum erro ou obstáculo. Por essa razão, é muito importante um investimento em impressoras de qualidade.
Depois de garantir equipamentos confiáveis, você precisa dar um jeito de controlar a movimentação de cada máquina. Registre os principais erros em um mês e adote as providências preventivas para cada um deles. Se houver excesso de umidade, por exemplo, você precisa mudar as máquinas de lugar. Faça o mesmo com os demais problemas verificados.
Outro procedimento importante em termos estruturais são os suprimentos, como cartuchos e tintas, papel, entre outros. Seja em planilhas ou seja em softwares, você terá que fazer um controle desse estoque, a fim de impedir mais desperdícios no setor. Desse modo, a empresa compra apenas o que é necessário e não fica sem determinado produto nos momentos que precisar.
Estabeleça cotas de impressão por setores e por funcionários
Lembra quando a gente falou, no início do post, sobre a importância de pesquisar os gastos com impressão em cada um dos departamentos? Depois que esse estudo estiver pronto, você pode estabelecer cotas para cada uma das alas, de acordo com a função do setor. Pode haver limites diários, semanais, mensais, entre outros.
Se não houver um sistema para travar a impressão depois desse teto, você pode implementar programas de conscientização, com rankings para ressaltar as equipes que ficarem dentro dessa margem. Bônus para os melhores resultados são ótimos para engajar todo o time nessa causa. Os prêmios podem ser dias de folga ou até em dinheiro.
Assim, além de reduzir os gastos com papel, você vai promover uma cultura de responsabilidade ambiental, o que conta muito na forma como a sociedade enxerga uma empresa.
Avalie as vantagens da terceirização
Se você tem uma rotina corrida para colocar essas providências em prática, existe outro caminho interessante. Todas as etapas para que se alcance um controle de cópias e impressões de qualidade podem ser oferecidas em pacotes de outsourcing de impressão.
É possível terceirizar tanto o gerenciamento de impressão como as máquinas, por meio do aluguel de impressoras. Nessas parcerias, é viável fechar contratos de até 36 meses e pagar uma mensalidade fixa, de acordo com a viabilidade e o volume de consumo de cada negócio.
Assim, você ganha uma supervisão automática de recortes variados: por centro de custo, por usuário, por departamento ou por projeto. Desse modo, o controle de impressões e cópias fica centralizado e é enriquecido com algumas funcionalidades como a gestão de permissões dos colaboradores (quem pode imprimir o quê) e filas de prioridade para os arquivos a serem impressos.
Também é feito o controle automático de limites para cada ala, com travamento dos serviços quando esse teto estoura. Nesse modelo de contratação, é realizada ainda uma reposição tecnológica periódica pela contratada a fim de evitar que equipamentos fiquem ultrapassados. Isso vai diminuir as despesas com a aquisição de novos hardwares para o setor.
Abaixo, você confere um resumo das principais recompensas. Veja:
queda nos gastos com o sistema de impressão (em média de 30% de redução nos gastos);
manutenção técnica permanente, com profissionais capacitados;
atualização tecnológica periódica;
controle de despesas segmentado: por usuário, por intervalo, por área de cada empresa, entre outros ângulos de gerenciamento;
aumento da produtividade, com menos erros e defeitos no material reproduzido;
gerenciamento do estoque de suprimentos e peças.
Como você pôde notar, o controle de cópias e impressões traz muitos benefícios: queda de custos, administração on-line do uso, limites de impressão por colaborador ou departamento, reposição tecnológica etc.
Com a ajuda de sistemas de outsourcing de impressão, você coloca tudo isso em prática automaticamente e ainda ganha pontos com a direção da empresa ao conquistar inúmeras vantagens para o negócio. Quer dividir este conteúdo com os amigos? Então, compartilhe este artigo em suas redes sociais![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
