Um processo pode ser compreendido como uma sequência de ações deliberadas, que resultam em uma consequência esperada — o desenvolvimento de um novo projeto, por exemplo. Desse modo, a otimização de processos empresariais permite a redução de custos, o aumento de produtividade e obtenção de maiores lucros.
Obviamente, implantar isso em uma organização não é fácil, visto que existem diversas alternativas possíveis, que podem deixar empreendedores confusos. Pensando nisso, preparamos para você uma lista com estratégias voltadas à execução dessas melhorias no seu negócio. Continue a leitura!
Faça uma análise interna
Tudo começa com a compreensão das capacidades da organização. Entenda quem são os responsáveis pelos processos, no que eles estão trabalhando, como fazem isso, o porquê de realizarem essa atividade, qual é a quantidade demandada, onde tudo é feito e quando deve ser entregue.
Ferramentas como a Análise SWOT, de Albert Humphrey, e a Cadeia de Valor, de Michael Porter, podem proporcionar um bom entendimento dessas questões internas, permitindo uma fácil identificação dos fatores positivos e negativos que afetam o desempenho do negócio e sua capacidade de gerar bons resultados.
Um empreendedor precisa conhecer cada etapa de um processo, pois assim ele será capaz de entender os pontos fortes e fracos das operações, o que possibilitará a adoção de medidas preventivas e corretivas, conforme ainda veremos nesse artigo.
Elimine desperdícios
Tempo, espaço, matéria, força e informação, esses são os elementos básicos da produtividade. O mau aproveitamento desses recursos pode ser extremamente prejudicial para os processos organizacionais, resultando nos seguintes desperdícios:
- superprodução: quando se produz mais do que é capaz de vender;
- estoque: excesso de produção não vendida, sujeita a depreciação;
- movimento: ações desnecessárias ao desenvolver atividades;
- espera: o tempo que clientes aguardam até o recebimento;
- superprocessamento: funcionalidades desnecessárias;
- transporte: grandes distâncias e viagens em excesso;
- defeitos: irregularidades no produto final.
Resolver esses problemas é um bom meio de melhorar a produtividade da empresa. Faça um estudo de tempos e movimentos, elimine funções que não agregam valor ao produto e implante um sistema de controle de qualidade. Isso vai reduzir o retrabalho e aumentar o desempenho interno.
Evite desequilíbrios e sobrecargas
Muito trabalho nem sempre é sinônimo de produtividade, portanto, procure respeitar as capacidades de seus profissionais e unidades de trabalho, dividindo as metas. Com isso, você evita que alguns funcionários fiquem sobrecarregados, enquanto outros ficam ociosos.
Converse com seus colaboradores e entenda sua rotina de trabalho — ouvir as partes integrantes do processo é uma boa ferramenta de análise. A equipe pode apontar problemas e sugerir soluções úteis para a otimização dos processos.
Adote um sistema just-in-time
Quando uma empresa trabalha baseada em previsões estatísticas, ela assume o risco de produzir mais do que o necessário e acaba ficando com um estoque de produtos acabados, que provavelmente não serão vendidos.
Além do custo financeiro e perda de espaço, existe um desperdício de força e tempo na superprodução, que poderiam ter sido empregados para desenvolver atividades que resultassem em algum tipo de valor para o negócio e seus consumidores.
Por isso, é aconselhável produzir com base na demanda, sempre focando no menor intervalo de tempo entre o pedido e a entrega ao cliente final. Esse tipo de sistema depende de um rígido controle de qualidade, tecnologia de ponta, profissionais capacitados e fornecedores confiáveis.
Treine e motive seus profissionais
Uma empresa só atinge bons resultados se ela for capaz de selecionar, reter e engajar pessoas. Oferecer apenas o salário não é suficiente para isso. O funcionário precisa sentir que a empresa se preocupa com seu crescimento.
O treinamento é uma forma de desenvolver as capacidades profissionais e, quando aliado a um plano de carreira efetivo, mostra-se uma excelente maneira de manter os colaboradores motivados. Além disso, atente-se as necessidades que influenciam o comportamento humano:
- fisiologia: alimentação e descanso;
- segurança: plano de saúde e casa própria;
- relacionamento: amigos e integração à equipe;
- estima: reconhecimento e autoaceitação;
- realização: conquistas e promoções.
Funcionários motivados são mais produtivos e empenhados com os objetivos da empresa. Se a organização oferecer meios para que eles satisfaçam essas necessidades básicas, poderá ter resultados significativos na linha de produção, no time de vendas e satisfação dos clientes.
Busque a otimização de processos com automação
A tecnologia é uma excelente aliada quando se trata de melhorar as atividades da empresa. Alguns softwares e máquinas são capazes de realizar o trabalho de setores inteiros. Desde chatbots para conversar com clientes até robôs para a linha de montagem, todos esses artifícios vão ajudar seu negócio a obter melhores resultados.
Ao contrário do que possa parecer, essas máquinas não estão roubando o lugar das pessoas, mas sim permitindo que elas deixem as funções operacionais e se concentrem nos níveis táticos e estratégicos. Esse tipo de alívio beneficia muito os processos de inovação e P&D.
Inclusive, soluções tecnológicas facilitam o acesso a conhecimentos, que são o combustível básico de ações criativas. Bancos de dados que permitam um fácil consumo de informações, também podem favorecer os processos empresariais.
Terceirize o processo de impressão
Você já se perguntou quanto dinheiro uma empresa gasta, quanto tempo perde e quanto força desperdiça imprimindo documentos? Terceirizando equipamentos de impressão, você terá redução de custos, acesso a tecnologias atualizadas, materiais impressos padronizados e um suporte constante.
O alivio promovido pelo aluguel de impressoras permitirá que você foque todos os esforços da empresa em processos vitais para o negócio e na geração de valor para público. Encontrar uma empresa confiável, com um bom preço, que se responsabilize pela gestão da impressão e ofereça um bom suporte, pode ser um bom meio de otimizar os processos da sua empresa.
A adoção das alternativas apresentadas nesse post é necessária para melhorar a efetividade do negócio, pois elas vão ajudar você na execução de otimização de processos na sua empresa, possibilitando maior produtividade, redução de custos e aumento na lucratividade.
Evite gastar recursos em ações que não agregam valor para as atividades da empresa. Sempre busque eliminar passos desnecessários e terceirizar práticas que não tem relação direta com a obtenção dos objetivos empresariais.
Agora que você já sabe como otimizar seus processos, aproveite para ler o artigo que escrevemos sobre como otimizar a gestão de compras de seu negócio, algo muito relevante para os processos organizacionais e conquista de objetivos empresariais!
