Para alcançar um aumento de produtividade, empresas de TI devem estruturar bem seus processos, fornecendo infraestrutura compatível com as exigências do negócio. Além disso, é preciso oferecer ferramentas adequadas de trabalho e treinar e motivar as suas equipes.
As organizações capazes de colocar esses requisitos em prática, além de eficiência, podem se beneficiar de um ambiente de trabalho mais harmonioso e de uma liderança competitiva, amparada por resultados positivos que não oneram a capacidade organizacional.
Neste artigo, apresentaremos alguns dos caminhos que devem ser trilhados para conquistar esse aumento de produtividade, com o objetivo de otimizar o seu desempenho e obter uma gestão de TI eficiente. Continue lendo para conferir!
Forme equipes multidisciplinares
É muito mais difícil haver soluções inovadoras quando todos os membros da equipe têm pontos de vista semelhantes e analisam igualmente as oportunidades. Por isso, o fator-chave para potencializar o trabalho em equipe é aumentar a sua abrangência e diversidade.
Essa pluralidade deve ser motivada com uma formação multidisciplinar das equipes, com diversas competências estimuladas na busca de melhores resultados organizacionais.
Para isso, uma prática interessante para encontrar novos perfis é o job rotation — a rotação de funções que favorece novas aprendizagens e relacionamentos entre diferentes departamentos. Assim, é possível explorar o networking, descobrir novas habilidades e ainda motivar a equipe com a possibilidade de aprimoramento constante.
Forneça infraestrutura e ferramentas adequadas
A infraestrutura de TI corresponde a todos os ativos utilizados para comunicação e informação — como softwares, hardwares, redes LAN e WAN, parque de impressão etc. —, além dos acessórios que, com a tecnologia, padronizam, facilitam e integram os processos organizacionais.
Nesse sentido, disponibilizar aos colaboradores uma infraestrutura adequada, aliada a ferramentas e suprimentos devidamente atualizados, específicos para cada atividade organizacional, é imprescindível para garantir que o desempenho das equipes seja explorado ao máximo.
Ofereça treinamentos
Além de oferecer uma estrutura de trabalho adequada, é preciso investir na qualificação de todos os colaborares envolvidos nos processos organizacionais, para que eles saibam utilizar esse recursos.
Tal desenvolvimento profissional pode ser conquistado por meio de treinamentos e cursos de capacitação — que, atualmente, encontram-se disponíveis até a distância, para facilitar a rotina do aluno.
Também é importante conscientizar os colaboradores sobre os valores da companhia por meio de reuniões específicas, que podem ter sua frequência determinada pela necessidade de motivação. Muitos recomendam que esses encontros sejam diários, mas de pé, para que sejam rápidos e tratem somente do que é necessário.
Nesse caso, vale abordar a existência de gargalos em processos, receber sugestões que inovem a rotina organizacional e discutir possibilidades de melhora. Com isso, cria-se um relacionamento mais saudável, no qual falhas são facilmente identificadas e sanadas.
Lembre-se: a participação ativa da equipe em qualquer fase do processo também é uma forma de conquistar a produtividade.
Defina metas claras
Estabelecer boas metas é um fator-chave de motivação. Isso significa, antes de tudo, que toda meta deve ser alcançável, para não produzir o efeito inverso e se tornar um entrave na produtividade.
O planejamento dessas metas pode ser feito por meio do Método SMART, uma ferramenta de gestão muito difundida para delimitar objetivos organizacionais. Ela consiste em avaliar cinco aspectos estratégicos, um para cada letra da sigla:
- Specific — metas devem ser atingidas com base em critérios específicos, como o objetivo do negócio, o histórico de desempenho em períodos anteriores, entre outros;
- Measurable — metas devem ser mensuráveis por indicadores de desempenho;
- Achievable — metas devem ser realizáveis;
- Realistic — metas devem ser realistas;
- Time-based — metas devem ter definido um tempo hábil de concretização.
Forneça feedbacks constantes
Além de avaliar constantemente o seu desempenho, para obter o máximo de produtividade de um colaborador é preciso apontar quais foram as suas falhas observadas e lhe oferecer suporte para corrigi-las instantaneamente.
Justamente por isso, um profissional qualificado precisa de um componente que dirá muito sobre a sua capacidade de receber feedbacks: a inteligência emocional. Afinal, ele precisa estar aberto a esse tipo de crítica tanto quanto aos elogios — que também devem ser feitos, caso sejam pertinentes.
Assim como o feedback construtivo, é preciso reconhecer que uma habilidade ou iniciativa do colaborador foi bem-sucedida. O momento certo para isso são as reuniões coletivas — servindo até para reforçar, em meio a toda equipe, os valores praticados pela empresa e os resultados alcançados.
Estimule a colaboração
Outra competência importante para garantir um aumento de produtividade é ser colaborativo, ou seja, saber trabalho em grupo.
Então, para estimular essa contribuição não individualizada em sua empresa, é preciso incentivar a participação dos colaboradores em eventos presenciais, confraternizações e mesmo nas redes sociais corporativas.
Posteriormente, pode ser criado até um programa de ideias para motivar a produtividade — ou, para incentivar ainda mais o desempenho da equipe, um programa de visitas a parceiros de negócio, universidades e laboratórios de inovação. O importante é estimular a colaboração e o trabalho em equipe.
Estruture bem os processos
Não faz muito sentido que cada membro da equipe seja devidamente capacitado, treinado e motivado se não souber como desempenhar a sua função dentro dos processos organizacionais, certo? Por isso, processos de TI devem ser estruturados com frameworks que guiem as ações dos profissionais envolvidos.
As metodologias de trabalho mais utilizadas nesse sentido são:
- COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) — de propriedade da ISACA, são práticas aceitas globalmente para gerenciar processos de TI e a mitigação de riscos;
- ITIL (Information Technology Infrastructure Library) — método mais utilizado, que orienta o uso de cinco práticas (desenho, projeto, transição, operação e melhoria continuada de serviços);
- CMMI (Capability Maturity Model Integration) — abordagem que utiliza escalas numéricas para avaliar o nível de desempenho e qualidade dos processos organizacionais e seus possíveis riscos;
- FAIR (Factor Analysis of Information Risk) — auxilia no estabelecimento do nível de criticidade do setor de TI.
Esses frameworks são utilizados mundialmente para orientar o gerenciamento de serviços de TI e a avaliação de possíveis falhas nos processos que envolvem a tecnologia.
Para definir um modelo ideal, primeiramente é preciso considerar os objetivos do negócio e as suas estruturas, para, posteriormente, estudar o ambiente organizacional e o nível de qualificação da equipe.
Enfim, como vimos, o aumento de produtividade é mesmo possível, mas deve ser monitorado continuadamente. Só assim se pode evitar que a conquista de resultados positivos se torne uma rotina, impedindo que novos processos, ainda mais eficientes, sejam assumidos pelas equipes.
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