É fato que a maioria das empresas precisa de excelentes impressoras para funcionar. Trata-se de um dos itens mais importantes de trabalho, uma vez que essa máquina auxilia na organização e na entrega de várias tarefas na rotina de um negócio, empresa ou escritório.
Caso esse acessório quebre, o prejuízo é imenso. Visando diminuir esses custos, surge o aluguel de impressoras como saída.
O aluguel de impressoras é também conhecido como outsourcing de impressão ou até mesmo terceirização de impressoras. Nesse modelo de serviço, a sua empresa não vai precisar investir em uma impressora nova e nem perder tempo com manutenção, pois o outsourcing de impressão vai fazer tudo.
A empresa responsável cuida desde a manutenção, até o fornecimento de toner, cartucho, entre outros equipamentos. Resumindo: você terá o suporte concentrado somente em um lugar.
O outsourcing de impressão pode ser implantado em pequenas, médias e grandes organizações, além de hospitais, instituições de ensino e escritórios.
A sua grande popularidade se deu pela notável diminuição de custo que é gerada às empresas e, claro, pela enorme facilidade de gerenciamento das máquinas.
Comprar ou alugar equipamentos de impressão: o que é melhor?
Vale frisar que essa é uma dúvida ainda muito comum no mundo corporativo, pois muitos acreditam que ao adquirir uma ou inúmeras máquinas estão fazendo um ótimo investimento.
Afinal, a impressora passa a fazer parte do ativo da empresa. Mas a resposta não é tão simples. Portanto, cabe analisar se a melhor solução é comprar ou alugar impressoras para a sua empresa.
Comprar ou alugar esse acessório é uma decisão que depende de muitos fatores a serem analisados.
É mais econômico comprar ou alugar impressoras?
De uma maneira geral, podemos afirmar que quando o volume de impressão é grande, o sistema de locação se torna mais vantajoso. Por que isso ocorre? Simplesmente porque o desgaste da impressora e o gasto com os suprimentos são maiores.
Esse item é composto por mais de mil peças, algumas custando quase o mesmo valor de um novo equipamento. E quanto mais você utilizá-lo, maior será a necessidade de manutenção.
Obviamente, um equipamento novo tem peças em garantia. No entanto, depois de passado esse tempo, além de ser difícil encontrar as peças em estoque, o seu valor é muito alto, o que pode significar uma pausa na produção.
Por outro lado, é importante analisar, caso você queira comprar, se em três anos a impressora ainda vai ser útil para suprir as necessidades do seu negócio ou se você vai precisar trocá-la. Caso precise, será um novo investimento. Então, haverá valor de revenda? Você jogará o equipamento fora, deixará guardado ou fará uma doação?
É necessário calcular o rendimento, ou custo real, da página. Muitos fabricantes apresentam um desempenho para documentos com 5% da área coberta. Porém, há uma perda de mais ou menos 50% na prática, principalmente em impressões coloridas. Dessa forma, um custo que seria de R$ 0,10 sai por R$ 0,15.
Portanto, antes de decidir pela compra ou pelo aluguel, a dica é solicitar um diagnóstico completo para que você possa calcular qual será exatamente o investimento anual com os custos e a manutenção.
Quais as vantagens e desvantagens de comprar?
Em microempresas, por exemplo, as impressoras próprias conseguem resolver todas as carências. Para que o empreendedor analise se é viável ou não o serviço de terceirização, é necessário que ele contabilize o volume de impressão mensal.
Caso a demanda seja baixa, compensa muito pagar pelos equipamentos, assim como pela reposição dos toners ou cartuchos. Afinal, o que a máquina vai produzir para a empresa, consequentemente, pagará o seu investimento. No entanto, é importante ressaltar algumas desvantagens de comprar a máquina, caso a empresa não tenha condições de manter os gastos.
Confira algumas despesas que ficam por conta da empresa caso a opção seja a compra:
- substituição de impressoras antigas;
- compra e troca de suprimentos e peças;
- gerenciamento de impressão e configurações dos equipamentos;
- manutenção das impressoras.
Alugar Impressoras: quais as vantagens e desvantagens?
Ao optar pela locação de impressoras, a sua empresa terá muitas vantagens, a começar pelos custos que desaparecerão. Isso acontece porque quando você decide alugar, o foco passa a ser o serviço. A empresa terceirizada tem toda uma logística de reposição de suprimentos, manutenção e possibilidade de troca de equipamentos de maneira rápida, o que torna o gasto muito menor.
Sem contar que a sua empresa também pode realizar uma gestão de volume de impressão por meio de um software de cotas e bilhetagem por usuários, colaborando para diminuir ainda mais o valor mensal ao reduzir o montante impresso.
Dessa maneira, alugando as impressoras, é possível encolher os custos da empresa e ficar com mais orçamento para investir em outras áreas. Além disso, fazendo a gestão de impressão, é bem mais fácil proteger suas informações, evitando que haja distribuição e reprodução de documentos, por exemplo.
Bom, caso você faça a compra das impressoras, um ponto muito favorável — e uma desvantagem em relação ao outsourcing de impressoras — é a negociação com os fornecedores. Afinal, como você tem mais opções para adquirir equipamentos, papel, tinta e suprimentos, é mais fácil conseguir melhores condições e, assim, pagar menos por isso.
1) Custo Inicial Menor
Uma das principais vantagens de alugar uma impressora é o custo inicial menor. Em vez de fazer um investimento significativo para adquirir o equipamento, pode optar por um contrato de aluguel que requer pagamentos mensais ou anuais mais acessíveis.
Isso pode ser vantajoso para empresas que possuem orçamentos limitados ou não desejam alocar recursos financeiros para a compra de uma impressora.
2) Suporte e Manutenção Incluídos com Help Desk
Ao alugar uma impressora, é comum que o contrato inclua serviços de suporte e manutenção. Isso significa que qualquer problema técnico ou necessidade de manutenção será tratado pelo fornecedor.
Essa vantagem é especialmente útil para empresas que não possuem uma equipe de TI dedicada ou que preferem terceirizar essas atividades.
No caso da Suprivix, você tem vários canais de atendimento e suporte dedicado: Portal do Cliente,, telefone, Whatsapp e e-mail. A equipe técnica está pronta para tirar dúvidas em tempo real e, se necessário, no nosso caso, vamos à empresa para fazer o atendimento presencial. Tudo rápido e eficiente.
3) Atualização Tecnológica e Impressoras sempre novas
A tecnologia de impressão está em constante evolução, e alugar uma impressora pode permitir que a sua empresa tenha acesso a equipamentos mais modernos e avançados. Ao optar pelo aluguel, poderá atualizar o seu parque de impressoras conforme novas tecnologias surgem no mercado, mantendo-se atualizada e competitiva.
4) Impressora de Backup
Se alguma impressora falhar, não se preocupe. Com a Suprivix você pode ter uma máquina de backup aí, na sua empresa, ou disponível em nosso departamento técnico. Assim, a sua empresa não para. A substituição pode ser feita na hora, na empresa, ou com um técnico de suporte da Suprivix.
5) Dashboard para gestão
Nós oferecemos um dashboard completo para você acompanhar, em tempo real, quantas impressões aconteceram em cada uma das suas máquinas, permitindo acompanhar a sua produtividade. Com o dashboard você pode, inclusive, planejar com exatidão os custos com impressão.
Como funcionam os contratos de aluguel de impressoras?
Manutenção de impressoras
Em um contrato de aluguel, toda a manutenção das suas máquinas é de total responsabilidade da terceirizada. Afinal, ela apenas vai alugar essas impressoras a sua empresa, sendo ainda responsável pelo bom funcionamento de todas elas.
Dessa forma, pode-se afirmar que um dos grandes benefícios do serviço de outsourcing é que você não vai precisar se preocupar com as manutenções, evitando gastar tempo dos seus funcionários e também recursos da empresa nesse trabalho.
Caso algumas máquinas não estejam com um bom funcionamento, é só acionar o help desk da empresa especializada para que profissionais lhe orientem quanto ao suporte. Há dois tipos de atendimento que as empresas fornecem aos clientes:
- a distância: os operadores auxiliam nos pequenos ajustes;
- in loco: quando o problema é mais grave, sendo necessário levar a impressora até o conserto.
De qualquer maneira, vale ressaltar que toda a parte de troca de peças ou da própria máquina será algo realizado pela empresa terceirizada, sem que haja custos adicionais ao seu negócio, o que vai ajudá-lo a otimizar a sua vida financeira.
Dessa forma, a parceira certa pode ser o grande diferencial. Assim como acontece em qualquer serviço terceirizado, é importante estar atento a alguns detalhes. Existem muitas empresas que prometem muitas vantagens para garantir o fechamento do contrato, mas quando chega a hora de cumprir com o combinado, é tudo diferente.
Portanto, analise o tempo que a empresa está no mercado, se ela possui clientes consolidados, como é o atendimento técnico e, principalmente, quais são os prazos. Por fim, investigue sobre como é feita a troca de suprimentos. Caso você perceba que é uma empresa séria e tenha decidido entre comprar ou alugar suas impressoras, siga em frente e faça um bom investimento!
Modalidade de Contratação do Aluguel de Impressoras
O fechamento de um contrato de locação desse modelo, usualmente, varia de 24 a 36 meses, em razão do capital investido com a aquisição dos hardwares, que é alto.
Embora possa parecer longo, esse prazo de vigência traz tranquilidade para a companhia, que consegue mais tempo para focar esforços nas ações estratégicas e específicas de seu setor.
Afora isso, as melhores fornecedoras já vêm investindo em um mercado até então inédito, o da locação temporária, para atender a novas oportunidades de uso, como uma solenidade ou um congresso no final de semana.
Também faz parte do atendimento a reposição de equipamentos danificados, o que acontece de maneira bastante rápida. Assim, a instituição não perde tempo com a burocracia para comprar os componentes que devem ser substituídos.
Esses pacotes proporcionam, ainda, atualização tecnológica, assistência técnica especializada, gestão do material impresso e controle total do volume de impressão. Há basicamente dois tipos de aluguel. Veja:
- All in: A locação “All in” (ou “tudo em”, em português), como já diz o próprio nome, é o combo mais completo fornecido ao cliente, que abarca os equipamentos, os suprimentos, o papel, o suporte on-line e a manutenção, tanto a corretiva como a preventiva.
- Locações sem o fornecimento de papel: Nesse tipo de contrato, o papel utilizado é o do próprio cliente. Mesmo nesse esquema, há vantagens para quem firma parcerias via aluguel. Isso porque a empresa não tem que assumir consertos, comprar suprimentos e contratar seguros.
Existem ainda outras opções de contratação:
- Taxa fixa + páginas impressas: nesta modalidade, você vai pagar o custear o valor mensal da locação da impressora e pagar pelo número de folhas que foram impressas no mês.
- Franquia + quantidade de folhas: já nesta opção, você vai pagar um valor mensal e a contratada vai disponibilizar uma quantidade de páginas que poderão ser impressas por mês. Caso a empresa contratante passe do limite estipulado será necessário pagar pelas impressões extras.
Afinal, Vale a pena alugar impressoras para sua empresa?
Alugar impressoras também é uma tendência. O Instituto Gartner, o IDC (International Data Corporation) e a Aneti (Associação Nacional das Empresas de Terceirização e Impressão) preveem um faturamento de US$ 95 milhões nesse mercado até 2024.
Tal projeção representará um crescimento de 15% em relação ao desempenho do ano passado. Ou seja, a opção de contratar esse modelo de serviço tende a crescer entre os vários perfis de clientes — órgãos públicos, empresas e profissionais liberais.
Essas locações abrangem mais do que apenas a disposição de equipamentos de alta tecnologia — impressoras, scanners, multifuncionais etc.
Trata-se de uma forma de arrendar que oferece o abastecimento contínuo de peças e afins, a assistência técnica e o treinamento dos contratantes. Outro benefício é a qualidade das imagens, por causa do uso de máquinas potentes, que passam por constantes processos de calibração.
Alugar impressoras é uma hipótese economicamente viável para companhias de todos os portes: desde o microempreendedor até as grandes corporações. Quanto maior for o volume mensal de textos e imagens reproduzidos em papel, maior será a vantagem da empresa que fretar essas atividades.
E você ainda pode perceber o impacto do aluguel em diferentes formas:
- Queda nos desperdícios: O fretamento de serviços de impressão possibilita uma expressiva queda nos desperdícios. Isso ocorre porque os pacotes podem ser moldáveis ao contexto organizacional de cada cliente.
- Redução de gastos: Além de permitir um aproveitamento exato dos insumos que englobam a impressão — como tinta, papel, energia elétrica, entre outros itens —, esse sistema de contrato também coloca travas no uso dos funcionários. É possível filtrar os colaboradores com permissão ou não para desempenhar esses serviços e identificar os trabalhadores que os utilizam em excesso.
- Tranquilidade com a manutenção: A manutenção, durante toda a vigência dos serviços terceirizados, é garantida aos clientes. Os consertos, nesse caso, incluem tanto as providências preventivas, de rotina, como também as corretivas.
- Proteção de dados: A companhia consegue muito mais segurança com esse método, pois fica mais fácil garantir a proteção de dados quando se tem total controle sobre o teor e a autoria das impressões. Dá para saber, precisamente, quem imprimiu cada arquivo.
- Alta qualidade de impressão: Os equipamentos alugados são de última geração e alta performance. Eles contam com uma robusta padronização do parque de impressão e de cópias. Todo o conteúdo impresso sai com a mesma qualidade, o que fortalecerá a sua comunicação visual e contribuirá para a consolidação da sua marca.
Por causa desses diversos benefícios, a locação oferece uma economia de até 30% nas despesas com impressões.
Alugar impressoras é, portanto, uma saída muito vantajosa para qualquer organização. As empresas que usam esses serviços em volumes mais altos têm ainda mais motivos para ganhar.
Afinal de contas, a companhia diminui seus gastos, agiliza seus processos, emite as notas fiscais rapidamente e também monitora aquilo que os funcionários imprimem. Isso tudo a preços atraentes.
Agora que você já entende as vantagens e os benefícios de alugar impressoras para a sua empresa, que tal dar o próximo passo? A Suprivix está aqui para oferecer a você um serviço de locação de impressoras de qualidade e eficiência incomparáveis, contribuindo para a otimização dos seus processos e uma redução significativa dos custos operacionais.
Com a Suprivix, você terá à disposição impressoras modernas, assistência técnica eficiente e um serviço personalizado para atender às necessidades específicas da sua empresa. Junte-se ao time das empresas inteligentes que fazem o uso estratégico da tecnologia para alavancar seus negócios.
Não perca tempo! Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como a Suprivix pode ajudá-lo a melhorar a eficiência e a produtividade do seu negócio. Comece a alugar impressoras com a Suprivix agora mesmo!
