Mesmo com todo o avanço da tecnologia, ainda é necessário fazer impressões no ambiente organizacional. Por mais que pareça uma rotina pouco custosa, os gastos com impressão podem onerar o fluxo de caixa, uma vez que seu uso pode ocorrer sem critério por parte dos colaboradores.
O controle de impressão é uma forma eficaz de reduzir esses gastos operacionais, por meio de um software de gerenciamento que determina um número de cotas, garantindo aos gestores acesso sobre quem realizou a impressão, o que foi impresso e quando ela foi realizada.
Quer saber um pouco mais sobre controle de impressão e como ele pode reduzir consideravelmente os custos do seu departamento? Continue a leitura deste post!
Como funciona o controle de impressão?
O controle de impressão é feito por meio de um sistema, que estabelece cotas de impressão, cópia e retenção, ou seja, um limite que pode ser configurado por quantidade de páginas, valores gastos ou tipo de configuração (se colorido ou preto e branco, por exemplo).
Além disso, as cotas podem ser gerenciadas em nuvem, em que todas as configurações e o controle de acesso são executados em cloud server; de forma pré-paga, em cartões recarregáveis com diferentes valores e datas de expiração; na rede, onde estão as impressoras ou nos próprios equipamentos.
Qualquer equipamento de impressão é configurável desde que tenha instalado um software apropriado. Apesar disso, esse tipo de controle é mais usual em ambiente que exista o compartilhamento de impressoras, como grandes empresas, hospitais e universidades, fato que não inviabiliza o critério para uso em pequenas organizações.
A contabilização também é feita de forma inteligente, pois separa as despesas e seleciona as cotas por impressão, digitalização, cópia e fax, principalmente porque os recursos e suprimentos utilizados são diferentes para cada uma dessas atividades.
As regras são determinadas pelos administradores do sistema, responsáveis pela infraestrutura de TI ou gestores da empresa e do parque de impressão. São subdivididas em:
Cotas de bloqueio
Bloqueia a impressora de usuários ou grupos quando é atingido o limite preestabelecido.
Cotas informativas
Com essa configuração, o usuário é informado quando estiver próximo do limite preestabelecido, mas ao contrário do anterior, não bloqueia a impressão quando a quantidade é atingida.
Cotas pré-pagas
Com ela, os usuários recarregam créditos à medida que precisam realizar impressões. Se os créditos acabam, as impressões são bloqueadas. O sistema é muito comum em universidades, onde os alunos compram créditos e o utilizam conforme o necessário.
Cotas por página
A quantidade de impressões é limitada pelo número de páginas que cada usuário tem permissão de executar.
Cotas por cor
A quantidade de impressões é determinada pela configuração da impressão: se colorida ou preto e branca, por exemplo.
Cotas por valor
Assim como as cotas pré-pagas, mas o valor permitido é determinado pelo administrador do sistema, que também tem acesso e controle, por meio dessa configuração, ao custo unitário de cada impressão.
Qual é a vantagem para minha empresa?
O controle de impressão reduz drasticamente a quantidade de impressões diárias, e com isso os custos associados ao consumo de papel e recursos de suprimento, como tintas e peças das impressoras.
Por meio do monitoramento de impressão, também é possível gerar relatórios que ajudam na tomada de decisão, já que os gestores têm acesso aos dados sobre quantidade de impressões por período, pessoas e setores.
Assim, é possível apurar os custos por departamento e visualizar com mais precisão quem é responsável pelo uso indiscriminado do parque de impressão, principalmente por imprimir documentos cujas despesas não competem à organização, como fotos pessoais e trabalhos escolares.
A partir dessas informações, também fica mais fácil criar regras para limitar as impressões conforme a necessidade do usuário, dessa maneira diminuindo ainda mais os custos com papel, tinta, peças e suporte técnico especializado.
Outra grande vantagem é o ganho ambiental com o monitoramento mais apurado das atividades de impressão da empresa, já que o controle de impressão reduz consideravelmente o desperdício de papel, de suprimentos e ainda, aumenta a vida útil dos equipamentos.
Como efeito em longo prazo, a implementação correta do controle de impressão, aliada a uma gestão de impressão eficaz, faz com que os usuários se conscientizem mais.
Aos poucos, a rotina de trabalho muda, as pessoas passam a realizar impressões somente quando necessário e menos documentos são esquecidos, perdidos ou desviados das bandejas das impressoras.
Isso favorece ainda a segurança da informação, pois os dados que antes ficavam a vista de todos no parque de impressão, passam a ser restritos apenas a quem compete sua visualização.
Além de tudo isso, é possível prever melhor os gastos da empresa e planejar com mais eficiência os valores que serão designados para cobri-los. O valor economizado pode ser reinvestido no setor com a aquisição de novas máquinas, por exemplo.
O que é preciso para implementar o controle de impressão?
É preciso ir além das cotas de impressão e economizar nos processos: aqueles que buscam reduzir os custos de impressão precisam rever os processos da empresa e a cultura organizacional, com a busca constante dos gargalos que originaram o desperdício.
Apesar disso, somente a revisão dos procedimentos não é suficiente. Também é preciso revisar, periodicamente, o parque de impressão, para que as máquinas funcionem perfeitamente sempre que houver necessidade, e escolher o equipamento adequado para a demanda do negócio, para que as impressões sejam mais econômicas.
Ao escolher uma impressora, é preciso considerar o preço do equipamento, mas também o custo individual por impressão, já que esse valor é o que fará diferença no fluxo de caixa em longo prazo. O cálculo é feito somando-se todas as despesas com insumos e papel e o resultado é dividido pela capacidade da impressora durante o mesmo período.
O outsourcing de impressão também é uma grande oportunidade para reduzir custos e focar apenas nos processos que geram valor para a empresa. Assim, os gestores podem direcionar seus esforços para o core business da empresa, ou seja, suas atividades fins.
Devido à comodidade, segurança, qualidade e agilidade desse tipo de serviço, muitas empresas deixam de investir em infraestruturas próprias e no controle de impressão para contratar empresas com expertise em outsourcing de impressão.
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