O gerenciamento de impressão consiste em ações e técnicas corporativas adotadas com o objetivo de reduzir custos associados ao parque de impressão. Baseado em pesquisas da IDC e Ricoh, uma empresa pode economizar mais de 2,4% do seu faturamento anual por meio do gerenciamento eficaz de documentos e impressão.
Essas técnicas não abrangem apenas eficácia na aquisição de equipamentos e insumos. Os processos de armazenamento, que deve ser adequado às condições impostas pelos fabricantes, e um consumo consciente por parte de toda a organização também merecem atenção.
Dessa forma, é preciso que a empresa adote e dissemine políticas baseadas em sustentabilidade e economia de escala. Vale ainda implementar, por meio de tecnologia, sistemas integrados, como softwares de bilhetagem de impressão, que controlem o processo.
Neste post, vamos apresentar boas práticas para fazer um gerenciamento de impressão eficaz. Além de melhorar a gestão de documentos na empresa, essa atitude potencializa a qualidade do serviço sem onerar os custos corporativos. Confira!
1. Organize o parque de impressão
A organização é essencial para manter os processos integrados na infraestrutura de TI da empresa.
Por meio de um software específico, muitas vezes disponibilizado pela fabricante da impressora, as informações sobre impressões solicitadas por todos os computadores que compõe o parque de impressão são encaminhadas para um único servidor.
Esses dados são acessíveis apenas às pessoas autorizadas. Geralmente o controlador desse processo, por meio de configurações específicas e com uma gestão de permissões, inibe o acesso inapropriado de dados estratégicos, como:
- tempo de trabalho dos equipamentos;
- usuários que mais utilizam a aplicação;
- frequência de impressão na empresa;
- horários em que as impressões são recorrentes;
- volume de impressão por máquina ou setor, entre outros KPIs (Key Perfomance Indicator) necessários para otimizar a tomada de decisão.
Outra vantagem possibilitada por essa integração está nos alertas que são enviados para um único computador. Esse equipamento solicita novos suprimentos para repor os que estão próximos do fim ou serviços de manutenção e atualização de sistemas.
Os drives são instalados apenas nesse servidor, mas funções de impressão são compartilhadas na rede.
A organização dos documentos nas bandejas de impressão permite que os trabalhos sejam agrupados de forma categorizada no equipamento. Assim, o documento requisitado é retirado apenas pelo solicitante da impressão e não se perde em outros setores, algo que demandaria novas impressões e oneraria os cofres da companhia.
2. Estabeleça um padrão para impressão
Outra possibilidade de ação para garantir um gerenciamento de impressão eficaz é estabelecer propriedades de impressão padronizadas. Essas modificações são configuráveis apenas pelo computador central, como cores, tipos de papel utilizados, possibilidade de imprimir em frente e verso ou em modo econômico etc.
Assim, se a impressão colorida não faz parte da política da empresa, por exemplo, nenhum funcionário consegue utilizar o ambiente corporativo para imprimir um documento nesses moldes.
3. Utilize um software de bilhetagem
Com um software de bilhetagem de impressão, é possível fazer um gerenciamento de impressão mais eficaz. Ele permite o acompanhamento e o controle de taxas de desperdício, volume de consumo dos equipamentos e insumos.
Além disso, possibilita classificar o volume de impressão por setor, impressora ou usuário, inclusive com os custos associados a cada relatório, individualizado ou relacionado aos dados globais da empresa.
O gestor, então, faz um rodízio entre as máquinas para não sobrecarregar demais alguns equipamentos. Identificar, por exemplo, um usuário que usa ilegalmente os aparelhos corporativos e deve ser punido por isso, também se torna possível.
4. Reafirme o monitoramento
A cota de impressão por usuário e o uso de senhas para liberar documentos na fila de impressão também inibem o uso indevido do parque de impressão da empresa, assim como a possibilidade de acesso do conteúdo impresso para acompanhar a rotina de trabalho do setor.
Esse método de impressão segura consiste em estabelecer uma política de controle de acesso por meio de autenticação manual no próprio equipamento, que não finaliza a solicitação enquanto o processo não é reafirmado na máquina.
5. Escolha adequadamente os fornecedores
A gestão de fornecedores também faz parte do gerenciamento de impressão e inicia por meio de pesquisas de mercado.
Nelas, devem ser considerados melhores preços, protocolos de qualidade, prazos flexíveis de entrega compatíveis com a demanda da empresa e um relacionamento baseado em acordo de nível de serviço — SLA (Service Level Agreement).
Os SLAs garantem o cumprimento de todas as condições impostas em contrato para o fornecimento de insumos e serviços associados ao parque de impressão. Isso assegura suprimentos sempre disponíveis para uso, altas taxas de resolução de problemas e menor índice de avarias nos equipamentos.
Outra maneira de realizar uma gestão eficaz do parque de impressão é não depender unicamente de um único fornecedor e assim diversificar a rede de fornecimento para que a empresa não fique presa a apenas uma opção.
Isso pode, ainda, aumentar o poder de barganha em processos de negociação de preços, prazos e condições de novas aquisições.
A qualidade dos insumos utilizados também é essencial para garantir o desempenho das máquinas e o rendimento esperado na aquisição de impressoras eficientes.
6. Estude a viabilidade de terceirizar o processo
Lidar com todas essas questões relacionadas ao gerenciamento de impressão pode ser complexo, ainda mais para gestores que precisam se preocupar diariamente com questões mais estratégicas, relacionadas ao core business da empresa.
Por isso, uma alternativa é o outsourcing de impressão, empresas que realizam os processos e são devidamente capacitadas para deliberar quanto as marcas de impressora ideais para o perfil do seu negócio, tipos de softwares que podem ser utilizados.
Como se não bastasse, elas arcam com os custos de suprimentos e outros serviços associados aos procedimentos de impressão.
Por meio do gerenciamento de impressão, é possível melhorar o fluxo de materiais da empresa e a qualidade dos processos utilizados no parque de impressão.
Assim, a corporação reduz consideravelmente os custos associados aos seus procedimentos e aumenta a flexibilidade do setor, sem falar no custo ambiental, favorecido por essa implementação.
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