É comum ver nas empresas o uso indiscriminado da impressora, porém, quando há a necessidade de otimizar recursos, a mudança de hábitos simples pode representar a redução em até 30% do consumo de papel, segundo a CEAGESP.
Muitas empresas nunca se perguntaram quanto é o montante gasto e quais são as formas de reduzir gastos com impressão. Em cenários de crise é importante estimular o uso consciente pelos seus funcionários que até então, nunca se preocuparam em controlar o uso das impressoras no dia a dia da companhia.
Não é possível gerenciar aquilo que não é medido. Com o propósito de melhorar o gerenciamento, as empresas podem implantar softwares para fazerem a gestão desses recursos e que permitam ao gestor controlar tudo que é impresso, para poder identificar onde pode haver desperdício e assim, reduzir os gastos com impressão e papel.
Quer saber como sua empresa pode reduzir os custos? Então acompanhe este post, pois listamos algumas dicas simples para começar hoje mesmo. Vamos lá!
1. Reter impressões
Esse recurso permite que ao enviar algum documento para a impressora, o arquivo não seja impresso imediatamente, somente quando o usuário liberar pessoalmente no equipamento. Essa é uma forma de reduzir desperdícios de documentos abandonados após a impressão.
Quem nunca passou pela impressora e viu um amontoado de papéis esquecidos? A automação da impressora permite que os papéis abandonados sejam eliminados completamente, pois se o funcionário esquecer de pegar a impressão, o documento não será emitido.
2. Imprimir frente e verso
Nessa opção de impressão, a empresa está economizando significativamente a utilização de papel, pois a quantidade de folhas utilizadas cai pela metade. Parece que não, mas no final de uma semana ou em um mês, isso pode proporcionar uma economia considerável, dependendo da quantidade de impressões que a empresa ou o setor costuma fazer.
Por meio do software de gerenciamento, essa opção pode ficar configurada para imprimir automaticamente dos dois lados. Assim, o colaborador não pode reclamar que demora para mudar para o recurso de impressão frente e verso ou que esqueceu disso, deixando para o usuário definir somente quando não for estritamente necessário esse tipo de impressão.
3. Imprimir em preto e branco
Em geral, o cartucho colorido é mais caro do que o cartucho preto. Normalmente, o grande volume é de documentos que poderiam ser impressos apenas utilizando tinta preta, como formulários e relatórios.
Com um software de gerenciamento também é possível configurar a impressão automática em preto e branco, ficando facultativo ao usuário alterar para colorido quando for realmente necessário.
4. Fazer impressão múltipla
Estimule os seus funcionários a imprimirem mais de uma folha por página, pois isso otimiza o consumo de papel e de cartucho. Desde que não atrapalhe o desenvolvimento e a continuidade dos trabalhos, essa pode ser uma opção a ser considerada.
Por exemplo, ao imprimir um relatório de 40 páginas o colaborador poderia gastar 40 folhas individuais. Se a opção fosse alocar 4 páginas em uma folha, duas na frente e duas no verso, seriam apenas 10 folhas. Imagine multiplicar isso durante um mês? Com certeza isso ajuda a reduzir os gastos com impressão.
5. Arquivar documentos no formato PDF
A empresa pode optar por armazenar arquivos em formato de PDF para evitar consumo desnecessário, pois, além de reduzir os gastos com impressão, poupa espaço físico na empresa. Algumas vantagens de utilizar arquivos em PDF são:
- oferecem diversas opções de segurança da informação ao ser compartilhado, por exemplo: marca d´água, criptografia e senhas;
- criar arquivos em formato de PDF não consome muito tempo e habilidade do colaborador;
- capacidade de comprimir arquivos para enviar por e-mail, ser mantido na nuvem ou utilização de recursos de espaço na rede da empresa;
- facilidade de visualização em diversos tipos de aparelho, inclusive, celulares.
6. Armazenar arquivos na nuvem
Armazenar arquivos na nuvem tem muitas vantagens e evitar a impressão de documentos para serem utilizados uma única vez é uma delas. Por exemplo, imprimir um documento para consultar durante uma reunião não se justifica se o documento puder ser armazenado remotamente.
Outra vantagem do armazenamento na nuvem é o baixo custo e está se tornando cada dia mais acessível, inclusive para pequenas empresas.
7. Receber e enviar correspondências de forma online
Empresas de qualquer porte têm grande fluxo de troca de informações rápidas e sobre alinhamentos de trabalho. A organização pode repensar como fazer a troca de mensagem de forma mais inteligente, utilizando e-mail ou até mesmo softwares de troca de mensagens corporativa.
8. Criar campanhas de conscientização
Não é suficiente obter ótimos resultados colocando apenas um aviso próximo a impressora sobre o uso consciente do equipamento. A empresa precisa envolver e motivar a equipe para engajar nos resultados de redução de custo.
Se possível, organize competições internas entre os setores que mais economizarem ou ofereça pequenas gratificações para atrair a participação de todos e ajudar a reduzir os gastos com impressão.
9. Utilizar suprimentos de qualidade
Em alguns casos, as pessoas escolhem o suprimento da impressora sem analisar o custo-benefício para utilizar no dia a dia. Tão importante quanto escolher o equipamento, a opção por produtos de qualidade, garantem a durabilidade dos equipamentos e proporcionam maior ciclo de vida das impressoras.
Ademais, é muito importante não negligenciar a escolha por suprimentos de qualidade. Pois, oferecem à sua impressora melhor desempenho e proporcionam o aumento da eficiência operacional da sua equipe.
10. Terceirizar serviços de impressão
O gestor pode analisar o que pode ser mais vantajoso para empresa: manter impressoras próprias e ter que fazer a gestão da manutenção e controle de estoque ou terceirizar o serviço.
Nesse caso, toda a preocupação pela manutenção das impressoras, troca e suprimento de cartuchos e papéis são de responsabilidade da empresa contratada. Assim, manter a qualidade das impressoras e a disponibilidade também são de responsabilidade da terceirizada.
É muito comum o abandono ou descarte de documentos após a impressão. Encorajando os seus colaboradores a pensarem se devem ou não enviar um documento para a impressora, pode ajudar muito a reduzir os gastos com impressão.
Aliar a cultura sustentável de utilização dos recursos de impressão à tecnologia, que visa otimizar e reduzir os gastos com impressão ao automatizar e monitorar o comportamento da sua equipe.
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